تعتبر إدارة المصروفات الفعالة أمرًا ضروريًا لنمو ونجاح الشركات الصغيرة والمتوسطة. بينما تواجه هذه الشركات تحديات إدارة المصروفات التجارية والحفاظ على تقارير الإنفاق وتبسيط العمليات المالية، يصبح دور حلول إدارة المصروفات أكثر أهمية. يستكشف هذا المقال خمس طرق تمكن برامج إدارة النفقات الرقمية للشركات الصغيرة والمتوسطة من تحسين مصروفاتها بشكل داعم للنمو و الإنتاجية.
تبسيط تتبع النفقات وإعداد التقارير
وفقًا لاستطلاع أجرته Certify ، يعتقد 71% من الشركات الصغيرة والمتوسطة أن معاجلة مصروفات المنشأة تقليديا عبر المعاملات الورقية عملية مكلفة وقتيًا. تقلل برامج إدارة المصروفات من هذا العبء من خلال تتبع العمليات وإعداد التقارير بشكل مؤتمت. على سبيل المثال، تتيح الحلول الرقمية مثل نقودلت للموظفين التقاط صور للإيصالات، ثم يتم فحصها وتصنيفها تلقائيًا على المنصة. توفر هذه المنظومة المؤتمتة وقتًا قيمًا ويقضي على الحاجة إلى الأرشفة ومعالجة البيانات يدويًا، مما يتيح للشركات الصغيرة والمتوسطة التركيز على أنشطتها الأساسية.
تحسين استخدام بطاقات الدفع للشركات ( Company cards )
يمكن أن يؤدي سوء استخدام بطاقات الشركات إلى خسائر مالية كبيرة للشركات الصغيرة والمتوسطة. يمكن الحد من سوء الاستخدام مع بطاقات مدفوعات الشركات المدعمة و المربوطة بمنصة تحكم تقنية، من خلالها، يمكن للشركات تحديد سقف المدفوعات ومراقبة العمليات في الوقت الفعلي مما يضمن المزيد من السيطرة. يساعد هذا التحكم في منع النفقات غير المصرح بها ويقلل من مخاطر التسربات النقدية، و الذي يؤدي بدوره إلى تحسين إدارة التدفق النقدي.
ضمان الالتزام بالميزانية
أحد أبرز أسباب فشل الشركات الناشئة خلال الخمس سنوات الأولى يتمثل في مشكلات التدفق النقدي. تفادي مشاكل النقد هو أحد أهم الحوافز لتبني الأتمتة في إدارة مصروفات منشأتك. منصات التحكم في المصروفات، مثل نقودلت، تتيح لك مراقبة المصروفات الفعلية مقابل الميزانية الموضوعة ، مما يمكّنك من إدارة التكاليف بشكل استباقي، وتحديد المجالات التي يمكن توفير التكاليف فيها، وتوزيع الموارد بشكل أكثر فعالية
زيادة الكفاءة من خلال أتمتة سير العمل (Workflows)
معالجة مصروفات منشاتك يدويا لا تستهلك وقتك الثمين فحسب،بل يعرضك أيضًا للكثير من للأخطاء. وفقًا لاستطلاع أجرته مجموعة أبيردين على أكثر من 1000 شركة، يستخدم 74% من الشركات الناجحة حلاً تقنيا لإدارة المصروفات بغرض زيادة الكفاءة. من خلال القيام بذلك، يتغلبون على المعضلات الرئيسية المتعلقة بالنفقات التجارية، كخطوات سير العمل المثقلة بالمستندات، تأخر تعويض الموظفين، و التكلفة الباهظة لمعالجة المصروفات ككل.
تحسين الالتزام (Compliance) و الجاهزية للتدقيق المالي (Audit)
الالتزام باللوائح المالية و الجاهزية للتدقيق الدوري أمران لا يستهان بهما في أي شركة. من المعررف أن الجاهزية للتدقيق السنوي بالذات تستقطع وقتا طائلا، و تضفي بالكثير من الضغط على الموظفين. كل هذا يمكن تحسينه مع أتمتة إدارة المصروفات التي تضمن الاتزام من خلال فرض الامتثال بالسياسة المالية وتسهيل الحفاظ على سجلات دقيقة مع مسارات تدقيق شاملة وتقارير نفقات مفصلة، مما يضمن الشفافية والمساءلة. هذا المستوى من الجاهزية يعزز الثقة للأطراف المعنية ويدعم نمو منشأتك.
تمكن القدرة على تتبع النفقات وتحليل أنماط الإنفاق وتوفير سير العمل المؤتمت الشركات الصغيرة والمتوسطة من اتخاذ قرارات قائمة على البيانات وتوجيه الموارد بشكل استراتيجي. وبينما يستمر المشهد التجاري في التطور، يصبح استغلال برامج إدارة النفقات أكثر أهمية بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة الراغبة في البقاء في المنافسة والازدهار في صناعاتها المختلفة. من خلال استغلال قوة التحكم في إدارة النفقات، يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة التركيز على مهاراتها الأساسية، وتعزيز النمو المستدام، والتنقل عبر المسار نحو النجاح على المدى الطويل.
