سياسة مصاريف الموظفين أو مصروفات الموظفين على العمل تهدف إلى وضع القواعد والتوجيهات المتعلقة بمصاريف الموظفين المتعلقة بالأعمال. تضمن سياسة المصاريف المحددة بشكل جيد تعزيز المساءلة والالتزام داخل المنشأة. سياسة المصاريف السيئة لا تضر المنشأة فحسب، بل تؤثر أيضًا على الموظفين، حيث أظهر أحد التقارير أن اثنين من كل خمسة موظفين واجهوا مشكلات نقدية بسبب تأخير تعويض المصروفات اتي أنفقوها على العمل.
إليكم الخطوات الأساسية لوضع سياسة شاملة وفعالة لمصاريف الموظفين. على الرغم من أن هذه الخطوات لا تحصّن منشأتك بشكل كامل من جميع التحديات التي تتبع إدارة المصروفات التقليدية، إلا أنها تضعكم على الطريق الصحيح.
5 خطوات نحو الطريق الصحيح
- تعريف المصاريف المستحقة للتعويض
يتضمن ذلك تحديد أنواع المصاريف التي سيتم تعويضها، بالإضافة إلى أي حدود أو قيود على تلك المصاريف. على سبيل المثال، جرت العادة أن يتم تعويض مصاريف الموظفين لنفقات السفر والوجبات والترفيه، ولكن فقط حتى مبلغ معين في اليوم أو بنسبة معينة لكل من فئات المصروفات. إدراج كافة فئات المصاريف مع تفاصيل التعويض قد يكون أهم ما يجب أن تنص عليه سياستك لمصروفات الموظفين.
2. وضع إرشادات واضحة لتقديم المصاريف
هنا، يجب أن تجيب السياسة على 3 أسئلة: ما الذي على الموظف تسليمه؟ متى يجب أن يسلم مطالبة المصروف؟ لمن و كيف؟ من المهم تحديد الوثائق التي يجب تقديمها مع كل مطالبة مصروف، وكذلك الإطار الزمني لتقديم المطالبات و الموافقة عليها. يجب أيضًا تحديد الأشخاص المعنيين بتحمل مسؤولية الموافقة على طلبات التعويض و أولائك المعنيين بدفعه. توضيح الأدوار يسهل عملية المتابعة و يعزز المساءلة.
3. اختيار طريقة دفع التعويضات
هناك عدد من الطرق المختلفة لتعويض مصروفات الموظفين على العمل، مثل التحويل المباشر، أو الشيك، أو استرداد عن طريق بطاقة الائتمان. يجب أن تختار طريقة تكون مريحة للموظفين و مناسبة لإدارة شركتك المالية. تتبع الكثير من الشركات طريقة إضافة مبلغ التعويض على الراتب و تحويلهما معا في عملية دفع واحدة لاختصار الوقت.
- تدريب الموظفين
من المهم التأكد من أن جميع الموظفين على دراية بسياسة المصروفات وكيفية تقديم طلبات التعويض. يمكنك القيام بذلك من خلال تزويد الموظفين بنسخة من السياسة، أو عقد جلسات تدريبية، أو إنشاء وثيقة للأسئلة الشائعة. احرص على الإعلان عن أي تعديلات جرت على السياسة مع شرحها و الأفضل أيضا شرح أسبابها، لتخلق بيئة من الشفافية و التفاهم بين الموظفين و سياسات العمل.
5.مراجعة وتحديث سياسة المصاريف بانتظام
مع نمو وتغيير أعمالك، قد تحتاج سياسة مصروفات الموظفين إلى تحديث. تتأثر مصروفات العمل بالكثير من العوامل الخارجية و التغيّرات الاقتصادية، و إذا لم تنعكس هذه المتغيرات على سياستك، قلّت كفاءة السياسة و أصبحت عبئا. التغيّرات في أسعار الوقود، على سبيل المثال، تؤثر بشكل مباشر على الموظفين الميدانيين و تنعكس على حجم المطالبات التي يقومون بتسليمها بهدف التعويض.
نصائح إضافية
- ابقِ السياسة بسيطة وسهلة الفهم.
- كن واضحًا بشأن هدف السياسة.
- كن عادلاً ومنتظمًا في تطبيق السياسة
- تأكد من أن السياسة تتفق مع ثقافة وقيم منشأتك.
مع تنفيذك هذه الخطوات، تكوّن قاعدة قوية لإدارة المصروفات بكفاءة أعلى. لكن، إذا كان هدفك هو الحصول على أعلى كفاءة و إنتاجية ممكنة مع تحكّم في مصروفات عملك، الرقمنة هو الخيار الأفضل لمنشأتك. تتضمّن أتمتة أو رقمنة إدارة المصروفات استخدام أداة رقمية لإدارة المصروفات وإجراء المدفوعات التجارية باستخدام بطاقات الشركات مسبقة الدفع. باستخدام بطاقة الشركات، يمكن للمنشآت أتمتة كامل عملية إدارة المصروفات عبر وسيلة دفع آمنة و مريحة، و الاستثمار في حل شامل يوفر بطاقات بعدة عملات، منصة متكاملة لإدارة المصروفات، و يضع التحكم في البطاقات في يد المنشأة.
مع الحل الرقمي، تتحكم أكثر و تعمل أقل. احجز تجربتك لمعرفة المزيد عن بطاقة نقودلت للأعمال.
القليل من الاستثمار في سياسة مصروفات الموظفين له عوائد طائلة لا تنحصر على رضى الموظفين أو تعزيز الكفاءة، بل تقلل من فرص حدوث مطالبات خاطئة و تحميك من محاولات الاحتيال.
