من البديهي اعتبار الأتمتة تحسينًا كليًا لسير عمل وظيفة ما، لكنّنا نخفق في تقدير هذا التطوير إذا لم ندرسه على كافة المستويات الوظيفية المراد تحسينها، و الأخذ بعين الاعتبار المهام المدرجة لإنجازها.
سير عمل إدارة المصروفات العادي يتضمن: وقوع المصروف، تسليم مطالبة المصروف، الموافقة على المصروف، و أخيرا دفع التعويض للموظف. الفكرة من أتمتة هذا السير هو ترتيب المهام في خط انسيابي (streamlined workflow) مما يسرّع العملية و يسهّلها. في الواقع، الأتمتة تحقق أكثر من ذلك بكثير.
لندرس الفرق بين سيريّ عمل، علينا استعراض كافة الخطوات و المستويات الوظيفية:
المهمة | يدويّا (أو ورقيا) | باستخدام بطاقة الأعمال للدفع |
وقوع المصروف | يقوم الموظف يدويًا بتسجيل المصروفات، وجمع الإيصالات، وملء استمارات المصروفات. | يقوم الموظف بإجراء مشتريات متعلقة بالعمل باستخدام بطاقة الدفع التجارية المقدمة له من الشركة. |
رفع مطالبة المصروف | يقدم الموظف استمارات المصروفات إضافة إلى الإيصالات الورقية، لمديريهم أو فريق المالية | تُسجل العمليات تلقائيًا في الوقت الحقيقي، بما في ذلك التفاصيل مثل اسم البائع والمبلغ وفئة المعاملة على منصة إدارة المصروفات. |
تصنيف المصروف | – | يقوم نظام إدارة المصروفات تلقائيًا بتصنيف المعاملات بناءً على القواعد المحددة مسبقًا وفئات المصروفات. |
مزامنة البيانات المتعلقة بالعمليات | – | تتزامن عمليات بطاقة الدفع تلقائيًا مع نظام إدارة المصروفات، مما يقضي على الحاجة لإدخال البيانات يدويًا. |
مراجعة المصروفات | – | يُراجع الموظفون التقارير المصروفات المُنشأة تلقائيًا، لضمان دقة العمليات وإضافة أي تفاصيل ناقصة أو توضيحات. |
الموافقة على التعويض | يراجع المدير المصروفات و تكون الموافقة عليها أو رفضها استنادًا إلى سياسات الشركة. | يتلقى المدراء إشعارات أو يصلون إلى نظام إدارة المصروفات لمراجعة والموافقة على المصروفات استنادًا إلى السياسات. |
المطابقة (expense reconciliation) | يتم أداء معظمها يدويًا وبعد توافر التقارير الشهرية. | لا توجد حاجة إلى مطابقة كشوفات الدفع مع المصروفات. |
دفع التعويض | يتم معالجة المصروفات المعتمدة يدويًا من قبل فريق المالية لمعالجة التعويض، ثم الدفع، غالبا عن طريق حوالة مباشرة لحساب الموظف. | لا يحتاج الموظف إلى تعويض لعدم اضطراره لاستخدام ماله الخاص |
تحليل بيانات الإنفاق (reporting and analysis) | يقوم فريق المالية يدويًا بتجميع وتحليل بيانات المصروفات لإعداد التقارير وتحديد أنماط الإنفاق. | يُولد نظام إدارة المصروفات تقارير في الوقت الحقيقي، مما يوفر نظرة شاملة حول أنماط الإنفاق واستخدام الميزانية والالتزام بالسياسات. |
من هذا الاستعراض نستنتج أن استخدام بطاقة الدفع للأعمال تحسّن سير عمل إدارة المصروفات على 5 مستويات أساسية:
تسجيل المصروفات في الوقت الحقيقي (Real-time capture): مع بطاقة الدفع الخاصة بالشركة، يتم تسجيل المصروفات تلقائياً أثناء حدوثها، مما يقلل من فرصة فقد إيصالات أو تفويت المعاملات.
إدخال البيانات بسهولة: يتم التخلص من الحاجة إلى إدخال البيانات يدوياً حيث تتكامل معاملات بطاقة الدفع بسهولة في نظام إدارة المصروفات.
عملية الموافقة الفعالة: يمكن للمديرين مراجعة والموافقة على المصروفات بسرعة، حيث تكون تفاصيل المعاملات متاحة بسهولة في النظام.
تحسين الدقة والامتثال: يقلل العملية المؤتمتة من الأخطاء البشرية ويضمن الامتثال لسياسات ولوائح المصروفات.
تحسين التقارير والتحليل: تتيح بيانات المصاريف في الوقت الحقيقي إعداد التقارير في الوقت المناسب وبدقة، مما يتيح اتخاذ قرارات أفضل وإدارة المصروفات بشكل استباقي.
هل تفكر في إصدار بطاقة الدفع للأعمال لمنشأتك؟
هذه المقارنة قد تساعدك في اتخاذ هذا القرار و دراسة العائد الحقيقي على الأتمتة عند تطبيقه في سير العمل في منشأتك.
