للشركات الصغيرة والمتوسطة، إدارة النفقات بكفاءة ضرورية للحفاظ على نظرة مالية صحية وضمان سير العمل بسلاسة. ومع ذلك، يمكن أن يكون النهج التقليدي اليدوي لإدارة المصاريف مستهلكًا للوقت وعرضة للأخطاء، مما يستنزف الموارد القيمة من الأنشطة الأساسية للعمل. الخبر السار هو أن التقدم التكنولوجي يقدم حلا فعالًا: الرقمنة والأتمتة.
نقدم لك خطة عمل مكونة من 5 خطوات مصممة خصيصًا للشركات الصغيرة والمتوسطة لأتمتة إدارة المصاريف باستخدام بطاقات الشركة المدفوعة مسبقًا و نظاما رقميا لإدارة المصروفات.
تبنَّى الأتمتة لتبسيط العمليات، وتوفير الوقت، وتعزيز السيطرة المالية.
الخطوة 1: تقييم احتياجات إدارة المصروفات في منشأتك
ابدأ بفهم متطلبات إدارة المصاروفات و النفقات و بتحليل سير العمل الحالي (workflow). قم بتقييم النقاط السلبية الحالية، مثل إدخال البيانات اليدوي، والموافقات المتأخرة، أو فقدان الإيصالات. من خلال تحديد هذه التحديات، يمكنك معالجتها بشكل أفضل باستخدام أدوات الأتمتة المناسبة.
استخدم هذا التحليل لسير عمل إدارة المصروفات لمساعدتك في هذه الخطوة
الخطوة 2: مراجعة سياسة مصروفات الموظفين على العمل
ركيزة إدارة المصاروف الجيدة هي وجود سياسة جيدة. حدد مواطن التحسين في السياسة الحالية، مثل تأخير تعويض الموظفين، أو مطالبات مصروفات الموظفين غير الصحيحة، أو وجود سوابق احتيال، وادرس احتمالية أن يكون سبب هذه المشكلات جزئياً هو عدم وجود سياسة فعالة في المقام الأول. قم بإشراك جميع الموظفيين المعنيين بالأمر في هذه العملية لضمان خطة تطوير سلسة.
الخطوة 3: اختيار الحل المناسب لمنشأتك
اختيار حل مناسب لإدارة المصاروفات هو الخطوة الأهم. اختر المنصة التي تتمتع بسهولة الاستخدام، فعالة من حيث التكلفة، ومصممة لتلبية احتياجات الشركات الصغيرة. ابحث عن ميزات مثل تسجيل المصاريف في الوقت الفعلي (real-time capture)، التصنيف التلقائي، والتكامل مع برامج المحاسبة، دعم عملات متعددة، و ميزة الموافقات المخصصة (customized approvals).
احجز تجربتك مع Nqoodlet لتعرف المزيد عن هذه المزايا.
الخطوة 4: إصدار بطاقات الشركة المدفوعة مسبقًا
قدم بطاقات الشركة المدفوعة مسبقًا لموظفيك وشجعهم على استخدام البطاقة لجميع المدفوعات المتعلقة بالعمل. تعتبر هذه البطاقات أداة قوية لإدارة مدفوعات العمل بفعالية، حيث تتيح لك تحديد حدود الصرف، و رؤية العمليات في الوقت الفعلي (real-time)، والحفاظ على فصل واضح بين المصاريف الشخصية والعملية. علاوة على ذلك، هذه طريقة ممتازة لتمكين موظفيك والسماح لهم بالتركيز على المهام الأساسية الحاسمة بدلاً من تشتيت جهودهم في أمور إدارية.
الخطوة 5: التقييم و التحليل
استفد من البيانات والتحليلات التي توفرها المنصة. استخدم هذه المعلومات لتحليل أنماط الإنفاق، وتحديد فرص توفير التكاليف، وتحسين توزيع الميزانية. أن يكون لديك فهم واضح لمصاريف شركتك سيمكنك من اتخاذ قرارات مالية مدروسة و استغلال مواردك بشكل أفضل نحو النمو.
تطبيق الأتمتة في إدارة النفقات هو خطوة مهمة للشركات الصغيرة الراغبة في تبسيط العمليات والبقاء في مقدمة السوق التنافسية. من خلال اتباع هذا الخطوات ، يمكن لمنشأتك دراسة العائد الحقيقي على الاستثمار في الرقمنة، إضافة إلى تعزيز الرؤية المالية، وضمان التحكم الأفضل في المصاريف. اعتمد الأتمتة ومكّن شركتك الصغيرة لتركز على النمو والابتكار.
