المهمة

يدويّا (أو ورقيا)

باستخدام بطاقة الأعمال للدفع

وقوع المصروف

يقوم الموظف يدويًا بتسجيل المصروفات، وجمع الإيصالات، وملء استمارات المصروفات.

يقوم الموظف بإجراء مشتريات متعلقة بالعمل باستخدام بطاقة الدفع التجارية المقدمة له من الشركة.

رفع مطالبة المصروف

يقدم الموظف استمارات المصروفات  إضافة إلى الإيصالات الورقية، لمديريهم أو فريق المالية

تُسجل العمليات تلقائيًا في الوقت الحقيقي، بما في ذلك التفاصيل مثل اسم البائع والمبلغ وفئة المعاملة على منصة إدارة المصروفات.

تصنيف المصروف

–         

يقوم نظام إدارة المصروفات تلقائيًا بتصنيف المعاملات بناءً على القواعد المحددة مسبقًا وفئات المصروفات.

مزامنة البيانات المتعلقة بالعمليات

–         

تتزامن عمليات بطاقة الدفع تلقائيًا مع نظام إدارة المصروفات، مما يقضي على الحاجة لإدخال البيانات يدويًا.

مراجعة المصروفات

–         

يُراجع الموظفون التقارير المصروفات المُنشأة تلقائيًا، لضمان دقة العمليات وإضافة أي تفاصيل ناقصة أو توضيحات.

الموافقة على التعويض

يراجع المدير المصروفات و تكون الموافقة عليها أو رفضها استنادًا إلى سياسات الشركة.

يتلقى المدراء إشعارات أو يصلون إلى نظام إدارة المصروفات لمراجعة والموافقة على المصروفات استنادًا إلى السياسات.

المطابقة (expense reconciliation)

يتم أداء معظمها يدويًا وبعد توافر التقارير الشهرية.

لا توجد حاجة إلى مطابقة كشوفات الدفع مع المصروفات.

دفع التعويض

يتم معالجة المصروفات المعتمدة يدويًا من قبل فريق المالية لمعالجة التعويض، ثم الدفع، غالبا عن طريق حوالة مباشرة لحساب الموظف.

لا يحتاج الموظف إلى تعويض لعدم اضطراره لاستخدام ماله الخاص

تحليل بيانات الإنفاق (reporting and analysis)

يقوم فريق المالية يدويًا بتجميع وتحليل بيانات المصروفات لإعداد التقارير وتحديد أنماط الإنفاق.

يُولد نظام إدارة المصروفات تقارير في الوقت الحقيقي، مما يوفر نظرة شاملة حول أنماط الإنفاق واستخدام الميزانية والالتزام بالسياسات.