بالنسبة للشركات الصغيرة بالتحديد، يمكن أن يكون إغلاق نهاية الربع تحديًا كبيرا، ولكن مع التخطيط الدقيق والنهج الصحيح، يمكن تسهيل هذه المهمة.

نقدم لكم بعض الخطوات القيمة التي تساهم في إغلاق سلس و سليم:

1. ابدأ مبكرًا: استعد لعملية إغلاق نهاية الربع في وقت مبكر بما فيه الكفاية. الانتظار حتى اللحظة الأخيرة يمكن أن يؤدي إلى وقوع أخطاء وزيادة التوتر. حدد جدول زمني، ناقش المهام مع الأشخاص المعنيين و التزم بالخطة.
2. نظم بياناتك المالية: تأكد من أن جميع بياناتك المالية مسجلة بدقة ومنظمة طوال الربع. يشمل ذلك الفواتير، والإيصالات، وكشوف البنك، وسجلات الرواتب. استفد من برامج المحاسبة لتوتير عملية إدخال البيانات قدر الإمكان.

لمحة: تأكد من أن سجلات الشهور السابقة تم تصفيتها وإغلاقها بدقة قبل بدء عملية إغلاق نهاية الربع. الإغلاق الشهري هو لبنة بناء إغلاق نهاية الربع بسلاسة وبدقة. في بعض الاستفتاءات، قُدّر الوقت الذي يستغرقه إغلاق شهر واحد حتى 6 أيام. لذا، قد تكون المدة أطول بكثير في إغلاق نهاية الربع إذا لم يتم الحفاظ على الإغلاق الدوري بشكل صحيح شهرياً. (استخدم هذه القائمة لمتابعة مهام الإغلاق)

 

3. مطابقة الحسابات: قم بمطابقة كشوفات البنك مع سجلات المحاسبة الخاصة بك للكشف عن أي فوارق أو أخطاء أو احتمالية الأنشطة الاحتيالية في وقت مبكر.
4. مراجعة الفواتير والمصاريف: راجع الفواتير غير المدفوعة أو المصروفات غير المسجلة لتتفادى المفاجآت في إدارة التدفق النقد، و لتتجنب الكثير من التعديل في السجلات لاحقا.

لمحة: هل فكّرت في تبني حل لإدارة مصروفات العمل؟ تقدم نقودلت بطاقة الشركات الرقمية التي تبسط تتبع وإدارة المصروفات، مما يتيح لك أتمتة سير العمل للمصروفات، و الدفع للمصروفات الكترونيا، وضمان تسجيل مصروفاتك بدقة على مدار السنة. تخيل سهولة الإغلاق مع وجود تقارير مؤتمة متاحة في أي وقت.  جربها!

5. تحديث الإهلاك: تأكد من تحديث حسبة الإهلاك إذا كان لشرتك أصول ينطبق ذلك عليها.
6. التحقق من الامتثال للضرائب: نهاية الربع هو فرصة جيدة للتأكد من أن شركتك ملتزمة بلوائح الضرائب. قم بدفعات الضرائب المقدرة وتحقق مرتين من أي خصومات أو اعتمادات يمكن أن تكون مؤهلًا لها.

لمحة: قبل أن تكمل عملية إغلاق نهاية الربع، قم بإجراء إغلاق تجريبي للتحقق من وجود أي مشكلات في اللحظة الأخيرة. سيتيح لك ذلك إجراء التصحيحات دون التأثير على البيانات المالية الرسمية.

7. الجأ للمساعدة المهنية: نظرًا لتعقيد الأمور المالية أحيانا و لقلة الموارد و الكفاءات في بعض الشركات الصغيرة، يُفضل التشاور مع محاسب أو مستشار مالي خارجي. خبرتهم يمكن أن تكون ثمينة في ضمان إغلاق نهاية الربع بدقة وامتثال مالي.

ملخص

عملية إغلاق نهاية الربع المنظمة و الممنهجة ضرورية للدقة المالية والامتثال واتخاذ القرارات السليمة. تذكر أن إغلاق نهاية الشهر القوي يضع الأساس لإغلاق نهاية الربع الناجح، لذا اعتبر كليهما أولوية لضمان استقرارك المالي ونمو شركتك الصغيرة.