إدارة بياناتك المالية تحتاج أكثر من “جداول إكسل”

لأن “الحلو ما يكمل”، فأن جداول إكسل، على الرغم من مزاياها، لا تصل بك إلا إلى مدى محدود في إدارة البيانات المالية. في هذه المقالة، سنتناول الأسباب التي تجعل الاعتماد الكامل على جداول إكسل ليس الطريقة الأجدى في التعامل مع البيانات المالية للمنشآت، لا سيما تلك التي تمر بمرحلة نمو أو وصلت إلى تصنيف المنشأة المتوسطة. سنقدّم لك أيضا عددًا من الأدوات البديلة التي ستحوّل مستوى الإدارة في منشأتك من بدائي إلى منظومة عالية الكفاءة.

3 مزايا لجداول إكسل

يجد العديد من الأشخاص أن جداول إكسل مفيدة للغاية فيما يخص متابعة و تحليل البيانات عامة، بما في ذلك بيانات الشركة المالية. هنا أهم 3 مزايا يتفق عليها الجميع:

• التنوع: جداول إكسل قابلة لتعددية الاستخدام بشكل كبير ويمكن تخصيصها لتناسب احتياجات مالية متنوعة، بدءًا من وضع الميزانيات وصولاً إلى تحليل التوقعات (forecasting).
• سهولة الاستخدام: واجهتها سهلة الاستخدام دون الحاجة إلى خبرة أو مهارة في إكسل. مع بعض الممارسة و القليل من البحث لأهم خصائص إكسل، يمكن لأي شخص تصدير و معالجة البيانات على إكسل بسهولة.
• التكلفة المعقولة: لا يستدعي استخدام إكسل أي مدفوعات إضافية أو اشتراكات، لذا، فهو متاح بتكلفة رمزية للشركات ذات الميزانيات المحدودة.

جوانب القصور

1. عُرضة للأخطاء: إدخال البيانات وإنشاء الصيغ (formulas) يدويا يجعل حساباتك أكثر عرضة لوقوع أخطاء. تخيل أن تحتوي بيناتك على خطأ واحد، و التبعات التي سينتج عن ذلك في قراءاة نتائج تحليلك.
2. محدودية التعاون: التعاون على جداول الإكسل يمكن أن يكون تحديًا، خصوصًا عندما يحتاج العديد من أعضاء الفريق إلى الوصول إلى البيانات في وقت واحد. مراقبة الإصدارات واستمرارية البيانات يمكن أن تصبح مشكلة.
3. محدودية الأتمتة: يعتمد استخدام إكسل على المجهود البشري في تحديث البيانات و التأكد من صحتها. هذا بحد ذاته عامل سلبي إذا كانت اولويتك تحسين المهام التي لا تخدم نمو عمل بشكل أساسي. حتى في حالة استخدامك لبعض مزايا برمجة بعض العمليات على إكسل، لا يعتبر هذا الخيار الحل الأمثل خصوصا مع وجود بدائل أفضل.
4. أمان البيانات: قد تفتقر جداول الإكسل إلى ميزات أمان قوية، مما يجعلها عرضة لانتهاكات البيانات أو الوصول غير المصرح به.

بدائل أفضل

للشركات التي تبحث عن حلاً أكثر تقدماً لإدارة الأمور المالية، هناك بدائل لجداول الإكسل المتاحة:

• برامج المحاسبة: تقدم برامج المحاسبة المخصصة مثل QuickBooks وXero ميزات لإدارة الأمور المالية وتوجيه الحسابات تلقائيًا.
• أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP): توفر أنظمة ERP مثل SAP أو Oracle مزايا إدارة مالية شاملة، بما في ذلك دمج البيانات المالية مع جوانب أخرى من عملك.
• الأنظمة السحابية: تقدم منصات مثل NetSuite أو Intacct حلًا أفضل فيما يخص أمان البيانات وميزات تعزز العمل التعاوني التي يمكن أن تعالج العديد من قيود جداول الإكسل.
• حلول إدارة المصروفات: تتخصص المنصات مثل نقولدت في إدارة المصروفات، مما يبسط تتبع نفقات الأعمال و رقمنة سير العمل تلقائيًا وتعزيز الامتثال (compliance) بسياسات مصروفات الموظفين. والأهم من ذلك، فهي تقدم للشركات وسيلة آمنة لدفع المشتريات باستخدام بطاقة شركة مدفوعة مسبقًا يمكن إصدارها بعملات متعددة.

الخلاصة

من المهم تقييم احتياجات شركتك والنظر في الحلول البديلة التي قد توفر دقة أفضل، و تعزز العمل التعاوني بين أفراد الفريق و تحتوي على درع أمان يحمي بياناتك. لا يبدو أننّا سنتخلى على استخدام جداول إكسل في الوقت القريب، مع ذلك، فإن استكشاف و تجربة أدوات إدارة الأمور المالية المتقدمة سيساعد شركتك في التنقل بفعالية في رحلتها المالية.