أحد التحديات التي تواجهها الشركات خاصة الناشئة منها هي الاستعدادات التي يمر بها المحاسبون في نهاية السنة المالية. حيث يكون عليهم عبء جمع وتدوين وإصدار تقارير سنة كاملة.
ما يحدث غالبًا خلال السنة هي أخطاء بشرية طبيعية، فتتبع كل فوترة تصدر، وكل ورقة يتم رصدها، وكل بريد إلكتروني يتم إرساله ويضيع بين كومة رسائل أخرى، ومهما كان المحاسب منظمًا فمن الطبيعي في ظل كل هذا الانجراف السنوي من الفواتير أن تختفي فاتورة أو تسقط معلومة، وهذا مكلف بلا شك على الشركات ومرهق على المحاسبين، وتعتبر هذه الأمور وغيرها هو ما يجعل من إغلاق السنة المالية أمراً شاقًا بل تحديًا ومقابل ذلك ضرورة.
ما هو إغلاق السنة المالية؟
إغلاق السنة المالية هو عملية إنهاء السجلات المالية لشركة لفترة مالية محددة، عادة ما تكون سنة. تتضمن هذه العملية تسوية الحسابات، وإعداد البيانات المالية، وضمان تسجيل وتقرير جميع المعاملات المالية بدقة. ولا يمكن المبالغة في أهمية هذه العملية، حيث تقدم:
- صورة واضحة عن الأداء المالي للشركة
- الامتثال للمتطلبات التنظيمية
- أساس للتخطيط المالي واتخاذ القرار
ما الهدف الحقيقي وراء فكرة (إغلاق السنة المالية؟)
بعد استعراض الفوضى السنوية لكافة الأمور المالية، سنتساءل هل نحتاج للتنظيم في نهاية العام؟ من الطبيعي أن نفعل، لكن لذلك الإجراء أهداف محددة وهي:
تصحيح الأخطاء وتحقيق الدقة المحاسبية
معالجة الأخطاء المحاسبية من أهم أهداف إقفال السنة المالية، مثل:
- مراقبة المصروفات الغير مسجلة
- العمليات المالية متكررة التسجيل أو الغير مسجلة
- مراقبة أرصدة الحسابات المالية
- اتخاذ قرارات استراتيجية مبنية على بيانات واضحة
تحقيق رؤية مالية شاملة تعزز الشفافية
تسعى الشركات لتحقيق رؤية مالية دقيقة وشاملة من خلال تحسين الأداء المالي لعملياتها المالية مثل:
- توثيق كافة الإيرادات والمصروفات
- تحليل الأرباح والخسائر
- مراجعة مصادر التدفقات النقدية
التخطيط المالي لعام التالي بشكل أفضل وأسهل
تُعد التقارير المالية السنوية، من الأدوات أساسية لدعم القرارات المالية المستقبلية، مثل:
- تحديد فرص تقليل التكاليف
- أهم فرص التوسع والنمو في العام المالي الجديد
- تحسين استراتيجيات إدارة السيولة النقدية.
اقرأ أيضًا: الإغلاق الربع السنوي: لمحات لآداء و نتائج أفضل
كيفية إغلاق السنة المالية
يمكن تلخيص خطوات إغلاق السنة المالية في 8 نقاط أساسية:
الخطوة الأولى: رصد وتسجيل المعاملات المالية
يتم الإنهاء بإضافة المعاملات المصرفية من إيرادات ومصروفات إلى دفاتر الحسابات عبر الكشوفات البنكية الخاصة بكافة الحسابات والبطاقات الائتمانية وذلك لضمان ترتيب جميع السجلات المالية الأساسية. يشمل ذلك:
- تتبع جميع الفواتير، والعائدات، والنفقات: التأكد من تسجيل كل معاملة مالية وتصنيفها بشكل صحيح.
- تسوية كشوف الحسابات البنكية: مقارنة سجلاتك مع كشوف الحسابات البنكية للتعرف على أي تناقضات.
- جمع وتسجيل جميع الإيصالات: جمع وتنظيم جميع الوثائق المالية لدعم سجلاتك.
- حساب الرواتب، والمكافآت، والزيادات: التأكد من تسجيل جميع تعويضات الموظفين بدقة.
- ضمان تسوية أرصدة الحسابات البنكية: التحقق من أن سجلاتك الداخلية تطابق الأرصدة البنكية الفعلية.
الخطوة الثانية: تسجيل الإهلاك والتسويات الختامية عند إغلاق السنة المالية
تعريف الإهلاك هو انخفاض تدريجي في قيمة الأصول الثابتة مثل الآلات، المعدات، والمركبات نتيجة الاستهلاك أو التقادم بمرور الوقت.
ويُعد تسجيل الإهلاك من المبادئ المحاسبية الأساسية التي تخدم هدفين رئيسيين:
توزيع تكلفة الأصل على عمره الإنتاجي، مما يحقق التوافق بين المصروفات والإيرادات المرتبطة باستخدام الأصل.
عرض القيمة الفعلية الحالية للأصول في الميزانية، مما يمنع تضخيم الأرباح أو تقدير الأصول بأكثر من قيمتها الحقيقية.
خطوات احتساب وتسجيل الإهلاك:
تحديد الأصول الثابتة المستخدمة خلال السنة المالية.
اختيار طريقة الإهلاك المناسبة، ومن أبرز الطرق المحاسبية:
طريقة القسط الثابت: توزيع تكلفة الأصل بالتساوي على سنوات الاستخدام.
طريقة الرصيد المتناقص: تسريع معدل الإهلاك في السنوات الأولى من عمر الأصل.
تحديث القيمة الدفترية للأصل وتسجيل مصروف الإهلاك في قائمة الدخل (بيان الأرباح والخسائر).
الخطوة الثالثة: حصر الالتزامات المالية قبل نهاية السنة
إصدار قائمة المستحقات على الشركة ودفع المستحقات المتأخرة من أجور وفواتير استحق دفعها مع نهاية العام، مع تقييد ذلك في سجل يوضح العملية التي تمت يضمن اكتمال ودقة الصورة المالية للشركة. تشمل هذه القائمة جميع الالتزامات المالية غير المسددة، مثل:
- أجور وبدلات الموظفين التي لم تُدفع بعد.
- فواتير الموردين التي تم استلامها ولم تُسدد.
- مصاريف خدمية مستحقة الدفع (كالكهرباء، الإنترنت، الإيجارات… إلخ).
- التزامات ضريبية أو تأمينية مستحقة الدفع.
الخطوة الرابعة: التأكد والمطابقة.
تطابق العمليات الحسابية وصرفيات المنشأة مع الدفاتر المحاسبية الخاصة بها، ومراقبة الحركة المالية التي تمت طوال العام وتقييدها، حيث تكون جاهزة فيما لو تمت مراجعتها من قبل (جهة حكومية)، فماذا تفعل بالضبط؟ ستبدأ بالمراجعة ثم التسوية، والمقصود منها تسوية الحسابات وتطابقها مع الدفاتر.
تعتبر الدقة في التقارير المالية ضرورية لعدة أسباب:
- اتخاذ قرارات مستنيرة: توفر البيانات المالية الدقيقة الإدارة القدرة على اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن مستقبل الشركة.
- ثقة المستثمرين والمساهمين: تبني المعلومات المالية الموثوقة الثقة مع المستثمرين والمقرضين وغيرهم من الأطراف المعنية.
- الامتثال التنظيمي: تتطلب العديد من السلطات من الشركات تقديم تقارير مالية دقيقة، مع عقوبات على عدم الامتثال.
- الامتثال الضريبي: تعتبر السجلات المالية الدقيقة ضرورية للتقديم الصحيح للضرائب وتجنب التدقيقات أو الغرامات.
الخطوة الخامسة: عملية التحصيل. للديون
لتحصيل المبالغ من عملائك فأنت تحتاج للقيام بعملية تسمى (طلب الديون المعدومة)، وهي بشكل مباشر سجلات تجمع كل ما يتعلق بعملائك الذين لم يقوموا بدفع ما عليهم من حسابات وفواتير ورسائل الكترونية وتذكيرات تم إرسالها.. وغيرها.
لماذا تُعد عملية التحصيل ضرورية عند إغلاق السنة المالية؟
ضمان اكتمال الإيرادات:
تحصيل المستحقات قبل نهاية السنة يضمن إدراج الإيرادات في الفترة المحاسبية الصحيحة، مما يعكس الأداء المالي بدقة.تحسين التدفقات النقدية:
المبالغ المُحصّلة تعزز السيولة النقدية للشركة، ما يساهم في تمويل العمليات وخطط النمو دون الحاجة لتمويل خارجي.التعامل مع الديون المشكوك في تحصيلها:
في حال تعذر تحصيل بعض المبالغ، يتم تسجيل مخصص للديون المشكوك في تحصيلها أو شطبها كديون معدومة، مما يضمن أن الميزانية العمومية لا تُظهر أصولًا غير واقعية.الامتثال للمعايير المحاسبية:
تعزز عملية التحصيل والفرز بين الإيرادات المحصلة وغير المحصلة الالتزام بمبدأ الاستحقاق وتزيد من مصداقية القوائم المالية أمام المدققين والمستثمرين.
الخطوة السادسة: ترتيب الميزانية العمومية لمنشأتك.
كن شفافًا فيما يخص ميزانيتك، وحاول أن تضع الحقائق مع توضيحات تساعد في جذب المستثمرين أو طلب تمويل بنكي، من بإبراز نقاط القوة في ميزانيتك لكسب ثقتهم وتمويلهم لك.
الخطوة السابعة: التحقق من الإيرادات والمبيعات وتدقيق المصروفات.
إيراداتك ومبيعاتك تعطي التصور الكامل عما حققته من ربح وخسارة وعن أسباب ذلك بوضوح. فمطابقتها مع مصادرها أمر هام، لأن أي اختلاف في المطابقة يظهر سيكون على المحاسبين إيجاد المصدر الصحيح، وإصلاح الخلل.
الخطوة الثامنة: التأكد من دفع جميع الضرائب على الشركة.
الالتزام بالقانون، ودفع الضرائب هو جزء طبيعي ولا يتجزأ من المنظومة المالية للدولة، فلا تضع شركتك تحت مخالفة تضرها بدفع أرقام أكبر.
كيف تساعد نقودلت في غلق السنة المالية بشكل أكثر سهولة
توفر نقودلت حلول تمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة إغلاق سنتها المالية بسرعة، وبدقة أعلى، وبصورة أكثر استراتيجية. بدلاً من قضاء أسابيع في جمع البيانات، سيكون كل شيء مرتبًا وجاهزًا مثل:
1. تتبع وتسوية المصروفات تلقائيًا
من خلال بطاقات الشركات الذكية والتتبع الفوري للمصاريف، يتم تسجيل جميع المعاملات وتصنيفها بشكل تلقائي. ومع نهاية العام، تكون جميع البيانات منظمة وجاهزة، دون الحاجة لإدخال يدوي أو مطاردة الإيصالات.
2. بيانات مالية دقيقة وجاهزة للتدقيق
كل معاملة تُسجل وتُحدث في النظام لحظيًا، ما يعني أن دفاترك المحاسبية محدثة باستمرار على مدار العام. هذا يسهل الإغلاق السنوي ويوفر وقتًا كبيرًا عند التحضير للتدقيق.
3. إعداد وتقديم ضريبة القيمة المضافة تلقائيًا
وداعًا للحسابات اليدوية. تساعدك نقودلت على تتبع وإعداد ضريبة القيمة المضافة تلقائيًا، بما يضمن الالتزام الكامل وتجنب الأخطاء أو الغرامات عند إغلاق السنة المالية.
4. تقارير مالية مخصصة ورؤية استراتيجية
توفر لك نقودلت أدوات تقارير قابلة للتخصيص، تُمكنك من تحليل الأداء، وتتبع فئات الإنفاق، واتخاذ قرارات مالية دقيقة قبل إغلاق السنة المالية.
5. تحكم متعدد المستخدمين وصلاحيات مرنة
يمكنك تفويض المهام المالية بسهولة لفريقك عبر إصدار بطاقات ذكية بصلاحيات محددة لكل موظف، مما يضمن توزيع المصاريف بدقة دون فقدان السيطرة وهو أمر مثالي في فترة الإغلاق السنوي.
استعد للعام الجديد بنظرة مفتوحة على أفضل الحلول، لتسهيل عمل أعضاء الفريق.
حان الوقت لعمل تغيير جذري لفوضى الفواتير والأوراق المحاسبية والارتباك الذي يحدثه نهاية السنة المالية، تغيير يكون مؤثر وقادر لأن يكون مساعد أول في عملية التنظيم والترتيب، تغيير يقدم كل الأدوات اللازمة التي تساعد المحاسبين في تنظيم العمليات التي تمر عليهم وما قد يمر عليهم طوال العام، تغيير يتمثل في نظام لإدارة المصاريف بالإضافة إلى نظام أتمتة عالي الجودة يغنيك عن الفوضى، بل ينظمها ويسمح لك بترتيبها، ويشتري لك الوقت والجهد.
