3 تحديات في إدارة مصروفات الشركات تقلل من فرص نمو شركتك
تتعرض يوميًا الشركات الصغيرة والمتوسطة إلى مشاكل وتحديات تتعلق بالإدارة المالية وخصوصًا إدارة المصروفات الخاصة بالمنشأة، ومع زيادة عدد موظفي الشركة تكون عملية الإدارة للمصروفات أكثر تعقيدًا، خصوصًا إذا كانت الإدارة تتم بشكل يدوي، فتكون عمليات مثل: جمع الفواتير وتسجيل ومراجعة كل المصروفات يدويًا ومطابقتها بالفواتير، لها النصيب الأكبر من الوقت خلال أيام العمل.
يُعد هذا وقت ومجهودًا كبير يحتاجه فريقك المالي لإنجاز العمل!
في وقتنا الحالي، سهلت التكنولوجيا المالية عملية إدارة مصروفات الشركات ووفرت حلولًا تضمن رؤية واضحة وتحكم شبه كامل في كل ما تصرفه منشأتك بشكل لحظي. يتناول هذا المقال أهم التحديات التي تتعلق بإدارة المصروفات للشركات وكيف ساهمت حلول التقنية المالية في تخطي تلك التحديات وحل مشاكلها.
التحدي الأول: العمليات اليدوية في إدارة مصروفات شركتك
قد يبدو للبعض أن الإدارة اليدوية لصروفات الشركات أكثر مرونة ودقة، لكن الأمر لا ينتهي عند معرفة كم صرفت الشركة هذا الشهر؟ وكم متبقي؟ فالأمر يتدخل به الكثير من المعوقات التي قد تضر بشركتك منها:
- الخطأ البشري: العمليات اليدوية معرضة بشكل كبير للخطأ، سواء من ناحية الدقة في تسجيل البيانات أو النسيان أو اختفاء وتلف بعض الفواتير، فالأمر لا يتعلق بالمستوى المهني لموظفي شركتك لكن تلك طبيعة العمليات اليدوية، لكن يجب الحذر فتلك الأخطاء قد تتسبب في اختلاف وتناقض كبير في دفاترك.
- صعوبة التتبع والتحكم: في العمليات اليدوية لا تمتلك رؤية لحظية لما تنفقه شركتك، أو كم صرفت حتى هذا الوقت من الشهر، حتى فريقك المالي يحتاج إلى وقت لمراجعة التقارير والحصول على تلك المعلومات، وذلك لتعدد مصادر وأنماط الإنفاق داخل الشركات والاعتماد على طرق يدوية لتحديث التقارير مثل التواصل وانتظار الفواتير الورقية.
- الوقت: تستهلك العمليات اليدوية الوقت في المتابعة الدورية وكتابة التقارير وتحديثها بآخر النفقات وجمع الفواتير وتسجيلها في الدفاتر الخاصة بها، كل هذا من شأنه تعطيل فريقك عن مهام أساسية قد تكون أهم، وتستحق هذا الوقت لإنجازها.
الحل: تبني نظام مؤتمت لإدارة المصروفات داخل الشركة
تحتاج الشركة إلى مكان واحد يمكن من خلاله:
- تتبع النفقات وقت حدوثها.
- قبول ورفض طلبات الإنفاق اعتمادًا على سياسة الشركة.
- جمع الفواتير في مكان واحد دون تعرضها للتلف أو الفقد.
- إدارة البطاقات المستخدمة في عمليات الدفع بطريقة آمنة.
ما توفره لك منصة نقودلت لإدارة مصروفات شركتك بطريقة سلسة:
- إصدار فوري لعدد لانهائي من البطاقات لموظفي شركتك بعملات متعددة (ريال – دولار) وشحنها من خلال المنصة وبدء الصرف منها في نفس اللحظة.
- بطاقات تقبل الدفع محليًا ودوليًا بدون أي رسوم تحويل غير واضحة.
- مراقبة عملية الإنفاق لكل موظف داخل الشركة يستخدم بطاقة نقودلت.
- رفض /قبول طلبات الصرف ورفع الفواتير لكل عملية إنفاق بطريقة مرتبة لكل موظف.
- تتبع لحظي لكل عمليات الإنفاق بالتاريخ والوقت التي تمت فيه العملية.
الرئيس التنفيذي لنقودلت يتحدث عن إدارة مصروفات الشركات خلال مؤتمر التقنيات المحاسبية والهاكاثون 2
ضمن فعاليات مؤتمر التقنيات المحاسبية والهاكاثون 2 الذي تنظمه الهيئة السعودية للمراجعين والمحاسبين SOCPA، سيشارك محمد ملياني، الرئيس التنفيذي لشركة نقودلت، في جلسة خاصة بعنوان “إدارة نفقات الشركات”.
سيتناول خلال الجلسة أهمية الإدارة الفعالة للنفقات ودورها في تعزيز نمو الشركات.
كونوا معنا في الرياض يوم الخميس 17 أكتوبر، من الساعة 5:00 إلى 5:30 مساءً
للحضور يمكن التسجيل من هنا
التحدي الثاني: تعويضات الموظفين
عملية التعويض هي عملية تقوم بها الشركة لرد النفقات التي أنفقها الموظف من جيبه الخاص في أشياء تخص العمل مثل: تكاليف رحلات العمل وغداء العمل مع العملاء أو الانتقالات.
تمر عملية التعويض بمراحل قبل إعادة الأموال للموظف:
1. تقديم تقرير مفصل عن عملية الإنفاق به الإيصالات والفواتير وأحيانا كشف حساب إذا كان الإنفاق ببطاقته الشخصية
2. يقوم الفريق المالي بمراجعة التقرير والتأكد من عدم وجود أي تناقض في عملية الإنفاق وإنها تخضع لسياسة الشركة
3. الموافقة على طلب التعويض
4. استلام الأموال بعد أيام أو أسابيع
عملية التعويضات لديها تأثير سلبي على الموظف والشركة كالتالي:
- بالنسبة للشركة: انتظار الفواتير ومراجعتها يستغرق وقتاً طويلاً مما يؤدي إلى تأخر بعض العمليات أو ضياع بعض الفرص وتعطل سير العمل.
- بالنسبة للموظف: تأخر التعويضات قد يؤثر على الحالة النفسية للموظف، بالإضافة إلى إحساس الموظف بانعدام الخصوصية بالنسبة لأموره المادية، فقد يحتاج المدير المالي في الشركة إلى كشف حساب الموظف الشخصي لمراجعة طلب التعويض، أو قد لا يمتلك الموظف القدر الكافي من الأموال لسداد نفقات الشركة، ويشعر بالإحراج للتصريح بتلك المعلومة.
الحل: استخدام بطاقات مسبقة الدفع للشركات
باستخدام البطاقات مسبقة الدفع للشركات يمكن توزيع العهد أو مصروفات الشركة على موظفي الأقسام المسؤولين عن الإنفاق دون الحاجة إلى تسليم العهدة نقديًا أو التحويل البنكي على الحسابات الشخصية للموظفين، يتمكن الموظف من الإنفاق بالقدر المحدد له ببطاقة تتحكم بها الشركة تحكم كامل دون الحاجة إلى الإنفاق من أمواله الخاصة وطلب التعويض.
تتميز البطاقات مسبقة الدفع من نقودلت بأنها:
- يمكن شحنها وتفريغها بضغطة واحدة بدون تحويلات أو سحب.
- تتمكن المنشأة بفرض قيود على استخدامها وتتبع المصروفات؛ مما يضمن تطبيق سياسة الشركة في الإنفاق.
- يمكن إيقاف البطاقة في لحظة وبضغطة زر، دون الحاجة إلى الحديث مع خدمة العملاء أو الانتظار؛ مما يوفر حماية أموال الشركة.
التحدي الثالث: النفقات الصغيرة العرضية (غير مخطط لها)
يمكن التخطيط لأغلب مصروفات شركتك مثل الاشتراكات الإلكترونية ورحلات العمل وتكلفة الحملات الإعلانية، جميع تلك النفقات مرتبطة بمواعيد محددة، لذلك يمكن التخطيط لها جيدًا، لكن دائمًا ما تظهر بعض المصروفات التي لا يمكن التخطيط لها لأنها غير مرتبطة بموعد وتحدث بشكل عابر غير متوقع مثل: إصلاح سيارة العمل أو أجهزة الكمبيوتر أو تكلفة انتقالات.
تلك المصروفات تحتاج إلى مراقبة وتتبع وعادة ما تكون عملية تتبعها وإدارتها صعبة، لكن هل يمكن أن يتسبب ذلك النوع من النفقات في مشاكل للإدارة المالية داخل شركتك؟
في بداية عملك قد لا تتأثر شركتك بذلك النوع من النفقات، لكن مع الوقت تتراكم تلك المصروفات بسرعة وقد تؤثر على أرباح عملك إذا لم تتم إدارتها بشكل أكثر فاعلية في المستقبل.
الحل: دمج سياسة المصروفات مع نظام فعال لإدارة النفقات داخل شركتك
يجب أن تتضمن سياسة المصروفات داخل شركتك تعريفاً واضح لما يمكن أن يتم تصنيفه نفقات عرضية (غير مخطط لها) وطريقة التعامل معها والمسؤول عنها مع طُرق تقديم طلبات للموافقة عليها ومتى يتم قبولها أو رفضها.
هذا من شأنه يسهل عملية تتبع تلك المصروفات والسيطرة عليها
إذا تم دمج تلك السياسة مع الحلول الفعالة مثل نظام تتبع المصروفات وبطاقات الشركات من نقودلت ستتمكن من السيطرة على تلك النفقات بشكل محكم وفعال.
فمثلًا يمكن إصدار بطاقة وتخصيصها لتلك المصروفات وإسنادها إلى أحد الموظفين داخل منشأتك مع علمه التام بسياسة المصروفات الخاصة بذلك النوع من النفقات وتحكم من الإدارة من خلال القبول والرفض للعمليات التي تتم على البطاقة، فتصبح عملية تتبع النفقات غير المتوقعة أسهل وأكثر فاعلية.
هل أنت مستعد لتحسين إدارة مصروفات شركتك؟ تعرف على المزيد حول حلول نقودلت وتواصل معنا اليوم لحجز جلسة تعريفية مع فريق نقودلت واكتشاف منصتنا 💳💻
