حجر الأساس: وضع الميزانيات بشكل استراتيجي مع نقودلت

أحد الخطوات الأساسية في منع التجاوز أو الإفراط في الصرف (overspending) هو وضع الميزانيات بشكل استراتيجي. تقدم بطاقات الدفع للشركات من نقودلت منصة قوية للشركات لتحديد حدود مالية واضحة.

• تحديد فئات الميزانية بوضوح:

ابدأ بتصنيف المصروفات إلى فئات واضحة ومحددة. سواء كانت السفر، أو مستلزمات المكتب، أو اجتماعات العملاء، وجود فئات محددة يوفر لك إطارًا هيكليًا للميزانية.

• تخصيص الميزانيات لكل فئة:

عبر المنصة، يمكنك تخصيص ميزانيات محددة لكل فئة بسهولة  من خلال إنشاء بطاقة خاصة بكل مشروع أو فئة تكلفة (cost bucket)، وتمويلها بميزانية محددة مسبقًا. يتيح ذلك التأكد من أن كل جانب من جوانب إنفاق العمل لديه حد مالي مخصص، مما يمنع التجاوز غير المتوقع.

• تحديد سقف الصرف بشكل واقعي:

لتكون الميزانية قابلة للتطبيق، يجب أن تكون الحدود التي ترسمها واقعية بالتناسب مع تاريخ الصرف. من خلال منصة نقودلت، يمكن استعراض و تحليل النفقات السابقة بعناية للحصول على تصور أقرب للواقع لما تجب أن تكون عليه الميزانية، ليسهل على الجميع الالتزام بها و تحقيق الأهداف المالية العامة المرجوة في آن واحد.

الالتزام بالخطة: المتابعة اللحظية (Real-Time Tracking)

السر في منع التجاوز  في الصرف يكمن في القدرة على رصد وضبط الميزانيات في الوقت الفعلي، و هذا بالتحديد هو العمود الذي تقوم عليه منصة نقودلت، و التي توفر للشركات السيطرة غير المسبوقة على أنشطتها المالية.

• إشعارات العمليات في الوقت الفعلي:

تضمن نقودلت أن يكون أعضاء الفريق، من المدير، إلى الموظف و المسؤولين في قسم المحاسبة على حد سواء، على اطلاع دائم بفضل إشعارات العمليات المختلفة في الوقت الفعلي. كن على علم فورا في حالة إضافة مبلغ إلى البطاقة، القيام بمدفوعات معينة و غيرها، مما يتيح التقييم والتعديل بسرعة إذا لزم الأمر.

• تحديثات الميزانية مباشرة:

حافظ على متابعة النبض المالي لمشاريعك المختلفة مع التحديثات المباشرة حول استخدام الميزانية. توفر ميزة التقارير المؤتمتة  تمثيلًا بصريًا لاستهلاك الميزانية عبر عرض عمليات الدفع لكل فئة أو بطاقة، مما يرفر رؤية شاملة لموقعك الحالي من الميزانية.

• الموافقات المخصصة:

الموافقات (approvals) مهمة لضمان أن أي عملية صرف تتوافق ليش فقط مع الميزانية، بل مع السياسة المالية للشركة أيضا. يمكن للمدراء الموافقة على المصروفات النثرية و غيرها مباشرة على المنصة، و في حالة الرغبة في زيادة الميزانية المقدرة مسبقا، على سبيل المثال، يمكنك تنفيذ الطلب مباشرة، و ستتكفل المنصة برصد كافة التغييرات ضمن إطارها الزمني.

الخلاصة: لا إفراط مع بطاقة نقودلت

ما يسمى بالـ overspending إو الإفراط في الإنفاق، لا يعبر عن قرارات صرف تم اتخاذها بعناية، بل يشير في الكثير من الأحيان إلى تلك المصروفات التي تتكبدها المنشأة في ظل غياب نظام متابعة دقيق، ثم تجد أنها تجاوزت الميزانية المقدرة بعد فوات الأوان. الحد من ذلك يتطلب وجود نظام إدارة مصورفات متكامل كذلك المقدم من نقودلت، و الذي يوفر للمنشأة بطاقات دفع للشركات (مسبقة الدفع) و منصة إدارة مصروفات للتحكم الكامل في الميزانيات بشكل و رصدها في الوقت الفعلي.

فكر في الآليات المتبعة في منشأتك للحد من الإفراط في الإنفاق، و لتعرف أكثر، يمكنك حجز تجربة مجانية من هنا.