قد تحل سياسة البدلات الثابتة مشكلة الوقت والتعويض، لكن هنا عناصر أخرى تدخل في الحسبان عند مقارنة كلا المنهجين واختيار الأمثل منهما لشركتك.
لمساعدتك في إيجاد الطريقة الأمثل لإدارة مصروفات شركتك، نستعرض إيجابيات وسلبيات طريقة المصروفات والبدلات الثابتة من حيث مناسبتها لأنواع التكاليف المختلفة وأثرها على الموظفين.
خواص بند التكلفة
طريقة التسوية التي تقرر اتباعها لها أبعاد مختلفة. على سبيل المثال، تتجه بعض الشركات إلى اعتماد مطالبة مصروف عند اقتناء موظفيها لأجهزة متعلقة بالعمل، كالحاسب الآلي والهاتف المحمول، وتحدد في سياستها المالية بندًا بالحد الأقصى للتعويض، 3000 ريال على سبيل المثال. لو حصل الموظف على جهاز بقيمة أعلى، فلن يحصل على تعويض لكامل المبلغ، وستكون ملكية الجهاز للشركة بالكامل.
أما لو اتبعت الشركة سياسة بدل ثابت لشراء الأجهزة، فيمكن للموظف شراء جهاز ذو مواصفات أفضل بقيمة أعلى و ستكون ملكية الجهاز له. قد لا يضطر الموظف لشراء أي جهاز في نهاية المطاف و ستكون قيمة البدل بمثابة تعويض لاستخدام جهازه الشخصي للعمل.
فيما يخص الأجهزة بالتحديد، هناك جوانب أخرى مهمة يجب دراستها كأنظمة التحكم و حماية المعلومات، سنتطرق لها في مقال آخر.
من ناحية خواص بند التكلفة، نذكر 2 منها:
ما هي قيمة المصروف ؟
ما الكمية المُقدرة للمصروفات؟
الكثير من مصروفات العمل تتكرر بشكل دوري سواء يوميًا أو على فترات متباعدة. مصروف المواصلات يعتبر أحد البنود اليومية ذات التكلفة القليلة التي تعوضها الشركات عن طريق تحديد بدل ثابت. هل يجب أن يشمل البدل كل أشكال المواصلات؟ بعض المواقع الوظيفية تستدعي السفر باستمرار، ولكن نظرا لكثرة المتغيرات التي تؤثر على تكلفة السفر، من الصعب تعويضها بمبلغ ثابت.
القاعدة هي كل ما زادت كمية مصروف معين وكان تكراره عالي وقيمته قليلة، فالأفضل هو صرف بدل ثابت لتغطيته.
الأثر على الموظفين
إضافة إلى النظر إلى خواص التكلفة، من المهم وضع أثر السياسة المتعبة على موظفيك بعين الاعتبار.
توقيت دفع التعويض
عند حصول الموظف على بدل ثابت فإنه يستلم المبلغ قبل وقوع المصروف، وهي نقطة مهمة للموظفين الذين يتعثر عليهم تغطية التكاليف من حسابهم الخاص. في المقابل، فلو كانت السياسة المتبعة هي مطالبة المصروفات لن يحصل الموظف على الدفع إلا بعد تحقق المصروف وتسليم نموذج المطالبة بذلك. توقيت دفع التعويض يعتمد على حجم الشركة وسياستها ومدى تفرغ الموظف لتسليم ومتابعة المطالبة، لذا قد تتجاوز المدة شهرًا وأكثر. لذا من الطبيعي أن يفضّل الموظف حصوله على بدل مُسبق خصوصاً لو كانت تكلفة المصروف عالية.
السهولة في الإنجاز
في حالة مطالبات المصروفات، يمر الموظف بعدة خطوات:
الدفع > جمع المستندات > تعبئة النموذج > الحصول على الموافقة > تسليم المطالبة لقسم المحاسبة > الانتظار للحصول على التعويض.
تختصر بعض الشركات هذه العملية من خلال جعل عملية الموافقة عبر البريد الإلكتروني، لكن هذا لا يلغي الحاجة إلى الالتزام بالتوثيق والأرشفة السليمة، كما أنه لا يقلل من عبء هذه المهام على الموظفين وأثرها على رضاهم الوظيفي.
أما في حالة صرف بدل ثابت، يستلم الموظف البدل دون أي خطوات إضافية تذكر. لذا فإن اتباع هذا الخيار يوفر سلسلة كاملة من المهام التي يتشارك فيها عدة أطراف.
الخلاصة: طبيعة المصروفات في شركتك هي العامل الأكبر في تحديد نوع الدفع والتعويض، وستجد في غالب الأمر أنه لا مفر من اعتماد سياسة مصروفات الموظفين. لذا، فإن تطوير هذه العملية لتكون على درجة كفاءة البدلات من ناحية وقت المعالجة وسرعة التعويض هو الخيار الأمثل لأي شركة.
أهم مزايا أتمتة إدارة المصروفات هي ضمان الشفافية والحصول على الأرقام الفعلية لكافة التكاليف في شركتك، إضافة إلى تحسين سير العمل وزيادة الإنتاجية.
لخصنا لكم هذه المقارنة في جدول مبسط:
| مطالبة مصروف | بدل ثابت | |
|---|---|---|
| درجة عالية من المسؤولية و شفافية حول تكلفة المصروفات الفعلية | رؤية غير واضحة عن الصرف الفعلي | المسؤولية و المحاسبة |
| تستغرق الكثير من الوقت والجهد | مبسطة أو غير موجودة | عملية المعالجة |
| عملية التعويض تحصل بعد وقوع المصروف وعُرضة للتأجيل | الدفع مسبق ولا داعي للانتظار للتعويض | سهولة الحصول على تعويض |
هل يمكنك أتمتة إدارة مصروفاتك بالكامل؟
عن نقودلت:
منصة إلكترونية تستهدف المنشآت الصغيرة والمتوسطة التي ترغب في إدارة المصروفات و عمليات الشراء، وتسجيل الفواتير بشكل مباشر ضمن منصة واحدة ومتكاملة من خلال بطاقات الشركات التي يتم منحها للموظفين.
