Nqoodlet | نقودلت

لماذا يجب أن تكون مصروفات الشركة خاضعة للالتزام؟

على الرغم من أن السعي لتحقيق النمو للشركات كان دائمًا دافعًا قويًا، إلا أن التطورات الحالية في السوق قد غيرت التركيز إلى ما هو أبعد من ذلك، حيث يُؤكد على أهمية إدارة النفقات لضمان هامش أرباح تشغيلي. هذا الاهتمام يمثل العامل الرئيسي في الحفاظ على الصحة المالية الإيجابية لأي منشأة.

و مع تحديّات النمو في سوق يعجّ بالتنافسية،  تواجه الشركات معادلة صعبة يكون حلّها في التوازن  بين طموحات النمو والحذر المالي، و الذي لا يمكن تحقيقه دون إدارة نفقات بعناية فائقة. صحيح أنه في الغالب تكون معظم النفقات و المصروفات تخضع للالتزام بسياسات الشركة (compliant expenses)، لكن لا يجب نسيان النسبة الصغيرة التي قد تنحرف عن الامتثال. سواء كانت مصروفات عرضية أو غير مقصودة، تبرز هذه الانحرافات الحاجة إلى فهم شامل لامتثال النفقات (expense compliance).

من خلال إلقاء الضوء على كامل المشهد المالي، نهدف إلى تعزيز بيئة تعترف ليس بالتحولات العرضية فقط بل تعزز ثقافة الامتثال داخل المنشأة. نشارككم في هذه المقالة أهمية الالتزام بسياسة النفقات، ونسلط الضوء على أهم العناصر التي تسهم في إطار مالي قوي داخل المؤسسات.

ملف ازرق و مكتوب عليه “لماذا يجب ان تكون مصروفات الشركة خاضعة للالتزام ؟ و الخلفية بيضاء

ما هو امتثال النفقات (expense compliance)

يشير الامتثال للنفقات، أو الالتزام بسياسة المصروفات، إلى الالتزام النظامي بالسياسات واللوائح والإرشادات المتعلقة بنفقات الأعمال ومصروفات الموظفين على العمل داخل منظمة ما. ويشمل ذلك مجموعة من القواعد والإجراءات المصممة لتحكم كيفية تكبد الموظفين وتقديم تقارير بخصوص النفقات، مما يضمن الدقة المالية والشفافية والسلوك الأخلاقي.

لماذا امتثال النفقات مهم لصحة المنشأة المالية؟

يلعب الالتزام بسياسة النفقات دورًا حيويًا في الصحة المالية واستدامة الشركة مما يجعله هدفًا هامًا و دلالة على حسن الإدارة المالية من عدمها. أحد أهم هذه الأسباب: 

التحكم في التكاليف: يضع الامتثال للنفقات حدودًا للإنفاق المسموح بها (approved expenses)، مما يمنع الإنفاق غير الضروري أو المبالغ فيه. وهذا يساعد المؤسسات في التحكم في التكاليف وتخصيص الموارد بشكل استراتيجي.

الدقة المالية: من خلال الالتزام بسياسات النفقات، تحتفظ المؤسسات بسجلات مالية دقيقة. وتكمن أهمية هذه الدقة في التخطيط المالي الفعّال وتقارير الأداء المالي واتخاذ القرارات.

الشفافية والمساءلة: يعزز الامتثال للنفقات الشفافية في المعاملات المالية، مما يمنح الأطراف المعنية الثقة في صحة سجلات الشركة المالية. ويعزز ذلك المساءلة بين الموظفين ويعزز ثقافة النزاهة.

الامتثال القانوني والتنظيمي: العديد من الصناعات تفرض قوانين محددة تتعلق بتقارير الأوضاع المالية ونفقات الموظفين، و هنا يكون الامتثال المالي مرتبطا بشكل وثيق بالقوانين التي تحكم القطاع. الالتزام بهذه التنظيمات أمر ضروري لتجنب العواقب القانونية وللحفاظ على سمعة الشركة.

ما هي أهم عناصر الامتثال في سياسات الإنفاق؟

إذا أردت أن تقيس مدى جودة الامتثال بسياسات الإنفاق في منشأتك، عليك البدء بالنظر في أهم عناصر هذه السياسات.

  • النفقات القابلة للقبول: حدد بوضوح ما هي النفقات المقبولة، مثل السفر والوجبات و المستلزمات المكتبية.
  • حدود الإنفاق: حدد حدودًا للنفقات الفردية أو الإنفاق الإجمالي لمنع التكاليف المفرطة.
  • الإيصالات و المستندات: حدد متطلبات الإيصالات والوثائق الداعمة لجميع النفقات لضمان الشفافية. مثلا، إدراج فاتورة الشراء + إيصال الدفع.
  • التفويض والموافقة (authorization and approvals): أنشئ عمليات للحصول على موافقات صحيحة لتضمن أن النفقات تتماشى مع أهداف المنشاة الكبرى.
  • ترغب في أتمتة عمليات الموافقة على المصروفات في منشأتك؟ احجز تجربتك المجانية الآن .
  • الجدولة الزمنية لتقديم مطالبات المصروفات (expense claims): حدد مواعيد لتقديم تقارير ومطالبات المصروفات في الوقت المناسب لتسهيل عمليات التعويض بما يتماشه مع دورة المدفوعات في منشأتك.
  • سياسات السفر: حدد الإرشادات لرحلات العمل، بما في ذلك معايير حجز الإقامة ووسائل النقل.
  • الترفيه والوجبات: ضع إرشادات للترفيه وبدل الوجبات و وضح حدود الإنفاق فيها و الحالات المسموح استخدام هذه النفقات خلالها.
  • استخدام موارد الشركة: حدد الاستخدام السليم لموارد الشركة، مثل بطاقات الائتمان أو الحسابات التجارية.
  • عواقب عدم الامتثال: تأكد من وضوح عواقب عدم الامتثال لسياسات النفقات لتعزيز المساءلة و للحد من المصروفات التي لا تقع ضمن حدود السياسات المتفق عليها.

الخلاصة

امتثال النفقات هو أحد مفاتيح الحفاظ على الصحة المالية والشفافية والمساءلة داخل المؤسسات. من خلال فهم العناصر التي تتطلب الامتثال لها والتعامل معها بشكل مؤسسي منظم، يمكنك أن تحسّن فعالية إدارة مصروفاتك و تدعم النمو المطلوب في هامش الأرباح، مع التخلص من الكثير من التحديات التي قد تحدّ من ميزتك التنافسية.

 

شارك هذه الصفحة

لماذا يجب أن تكون مصروفات الشركة خاضعة للالتزام؟