Nqoodlet | نقودلت

لا مفرّ من الأتمتة!

 حينما نتحدث عن مستقبل إدارة المصروفات، نقصد بذلك التحول نحو أتمتة إدارة المصروفات.

سواء كنت تخطو الخطوات الأولى في شركتك الناشئة لبناء سياسة مالية مناسبة، أو كنت صاحب شركة متوسطة تسعى إلى تطوير سير العمل والحد من الهدر المالي والوقتي، تشكل إدارة المصروفات وسداد المطالبات جزءا مهما في إدارتك المالية. تحدثنا بالتفصيل في مدونتنا السابقة عن الطريقة التي تتبعها معظم الشركات لإدارة المصروفات وعن التحديات التي تجعل هذه المهمة أصعب.

كيف يمكنك أتمتة إدارة المصروفات؟

نرى من حولنا العديد من العوامل التي تجعل التحول نحو الأتمتة أقرب مما نتصور، ليس حصرا على جانب إدارة المصروفات بل في الكثير من الخدمات، المهام و القطاعات. قبل استعراض أهم هذه العوامل، دعونا نوضح كيف يعمل الحل التقني على جعل مطالبات المصروفات مُؤَتْمَتة كليا.

في شركة ما، يقوم العديد من الموظفين بمشتريات مختلفة يتم دفعها إلكترونيا سواء ببطاقة الشركة البنكية أو ببطاقاتهم الشخصية، ومن ثم يقومون برفع نماذج مطالبة مصروف إلى قسم المحاسبة بعد الموافقة عليها من المدير المباشر.

المشكلة: لا يوجد نظام يجمع كل هذه العمليات معا، ولا توجد طريقة دفع موحدة.

الحل : إصدار بطاقة ذكية مسبقة الدفع لكل موظف، يتم تحديد المبلغ (الحد الأقصى) المتاح في البطاقة من قبل المدير المسؤول مسبقا، ويمكن للموظف استخدامها في الدفع للمشتريات المتعلقة بمهامه بسهولة. جميع البطاقات مربوطة بمنصة إلكترونية موحدة يظهر فيها رصد جميع العمليات آنيًا. وتتيح المنصة لك الفرصة لإصدار تقارير المصروفات في أي وقت، لأي بطاقة على وجه التحديد، أو لكل البطاقات معا.

هنا يأتي السؤال، هل سنودع الطريقة التقليدية لإدارة المصروفات للأبد؟

التطور التقني جعل الرؤية الفورية لحركة المدفوعات ممكنة

التقنيات الحديثة في عالم الشبكات إضافةً إلى التوسع في استخدام وسائل الدفع الإلكترونية ساهما في تطور التقنية المالية (FinTech) وسهّلا بناء أنظمة تمكّن المزامنة الفورية للعمليات المالية. هذه الأنظمة تربط العديد من منافذ البيانات وتمكن المستخدم من متابعة حركة النقد بشكل آني، فور إتمام أي عملية دفع. لنفهم الفارق الذي يصنعه فرق التوقيت بين العرض الفوري للعمليات مقارنة باستخراجها دوريا وعرضها في تقارير لاحقاً، دعونا نستعرض هذا المثال.

أحد المديرين الماليين يواجه مشكلتين فيما يخص تلقي تقارير شهرية عن العمليات التي تمت خلال الشهر. في نهاية كل شهر يقضي فريقه العديد من الساعات في مطابقة كشوف الحسابات الخاصة بالشركة، وتحديد المسؤول عن كل عملية، وجمع المستندات المتعلقة بها، لتفنيدها ومن ثم تجهيز التقارير التي تسهل على الفريق عرض كل هذه المعلومات في مكان واحد. من بداية الشهر وحتى هذه اللحظة، لا المدير ولا الموظفين على دراية بتفاصيل العمليات، بل عليهم الانتظار حتى استخراج كشف الحساب لبدء العمل والحصول على النتائج بعدها بساعات، أيام أو أسابيع حسب حجم الشركة وطبيعة مصروفاتها. هذا في حالة كون جميع المصروفات تتم عبر بطاقة الشركة الائتمانية أو بحوالات مباشرة من حسابها البنكي، أما في حالة دفع الموظفين لبعض المصروفات ومن ثم المطالبة بها، وهو الحال في الكثير من الشركات، فعلى قسم المحاسبة القيام بخطوات إضافية لمعالجة المطالبات ومن ثم دفع التعويضات للموظفين.

في سيناريو آخر، وبفضل التقنيات المالية الحديثة، يستعين الفريق بحل لأتمتة هذه العملية من الألف إلى الياء.

الدفع الإلكتروني، في كل مكان

بدأت الكثير من الشركات التحول نحو حلول الدفع بالبطاقة البنكية لتيسير العمليات المالية مع الموردين والمشترين، إضافة إلى سرعة العمليات بهذه الطريقة مقارنة بالحوالات البنكية التي تستهلك الوقت وتحتمل الكثير من الأخطاء حيث تتم معالجتها يدوياً. في بعض الحالات، لا تكون هناك وسيلة أخرى مقبولة للدفع، عند اشتراك الشركة في برامج أو حملات تسويقية على سبيل المثال.

ما الذي يعنيه هذا التحول بالنسبة للشركات الناشئة والمتوسطة؟ مع زيادة حجم الشركة وتوسعها، ستصبح الحاجة ملحة لتوحيد منافذ الدفع وتطبيق نظام انسيابي موحد يلغي العمل التقليدي في تقديم التقارير الدورية ويُمكّن الموظفين من استخدام وسائل دفع آمنة وسلسة.

أصبحت عمليات الدفع عبر البطاقة هي السائد والمعروف في ظل التوجه العالمي نحو معاملات إلكترونية بحتة.

توقعات الموظفين

يتوقّع الموظفون أن تكون بيئة العمل على حد معين من الكفاءة والتطور، ويطمحون أن تكون سياسات سير العمل مصمّمة لتمكينهم من الإبداع والإنتاج بدلا من أن تشكل عبئًا إضافيًا عليهم. المعادلة كالتالي، يشعر الكثير من الموظفين بأن بإمكانهم تقديم الأفضل لو كانت الشركة تستثمر في الموارد الصحيحة. إحدى أقدم الدراسات في مجال إنتاجية الموظفين عزت التقدم في أداء الموظف إلى الاهتمام ببيئة العمل ليس من خلال تحسين المكان والجوانب المادية فقط، بل من خلال الاهتمام الفعلي لاحتياجات الموظف، وما زلنا نشهد دلائل هذه الدراسة في حياتنا العملية باستمرار.

وأوضحت دراسة أخرى أن أحد أهم عوامل الرضى الوظيفي هي الشفافية الإدارية. كيف يمكن للشركة أن تعزز هذه الشفافية مع فريق العمل؟ من خلال القيام بأتمتة وتطوير للسياسات المالية ومشاركة هذه التغييرات مع الموظفين، يشعر الفريق بالثقة بوجود حل مؤتمت واضح للجميع.

في مجال الأعمال اليوم، ومع الاستخدام الشائع للتطبيقات السحابية والتجارة الإلكترونية، أصبح الموظفون مسؤولين عن حزمة أكبر من مدفوعات الشركة ولم تعد المدفوعات حِكرا على فريق المحاسبة أو موظف واحد، لذا فإن وجود نظام موحد يسهل إدارة المصروفات هو أقل ما يتوقعه فريق عملك ويُعتبر من أهم الأدوات التي تؤثر بشكل مباشر على مستوى الرضى والإنتاجية في شركتك.

الهواتف الذكية هي واقعنا اليوم

لا يوجد وقت أفضل من الوقت الحالي لتبني حلول تقنية جديدة. من المنطقي أن تتم الاستفادة من الانتشار الهائل لاستخدام الهواتف الذكية في تطوير سير العمل. نستخدم هواتفنا الذكية في إجراء الاجتماعات من أي مكان، ونستخدمها في المراسلات البريدية والبقاء على تواصل مع فريق العمل عبر التطبيقات المختلفة. هل يمكنك استخدام هاتفك الذكي لإنجاز مهام أكثر؟

لطالما كانت عملية جمع الفواتير وتسليم مطالبة المصروفات عملية معقدة وطويلة، لكن، أصبح بإمكانك استخدام هاتفك لتوثيق المشتريات عبر تصوير الفاتورة وإرفاقها فورا عند كل عملية دفع. كما يمكن لرواد الأعمال استقبال تنبيهات فورية لجميع العمليات اليومية على هواتفهم، واستعراض التفاصيل ذات اللحظة.

في نهاية المطاف، أيًا كان النظام الذي تتبعه شركتك لإدارة المصروفات، من المهم أن تختبر كفاءة هذا النظام، وتستمع إلى تجارب الموظفين ومواطن الخلل التي يتطلعون إلى تحسينها. وفي حين يعتقد البعض بأن أتمتة الإدارة المالية تقتصرعلى استخدام نظام لإدارة الأجور، تناولنا في هذه المدونة أحد جوانب الإدارة المالية المنسية، والتي يمكن تحويلها إلى نظام سير عمل عالي الكفاءة و الشفافية.

عن نقودلت:

منصة إلكترونية تستهدف المنشآت الصغيرة والمتوسطة التي ترغب في إدارة المصروفات و عمليات الشراء، وتسجيل الفواتير بشكل مباشر ضمن منصة واحدة ومتكاملة من خلال بطاقات الشركات التي يتم منحها للموظفين.

شارك هذه الصفحة

لا مفرّ من الأتمتة!