يسافر الكثير منا في رحلات عمل لتعزيز العلاقات مع مختلف الجهات، أو لإغلاق الصفقات و أيضا لتوسيع نطاق السوق. تتعدد أهداف السفر للعمل، و يبقى العامل المشترك هو أن إدارة و تخطيط رحلات العمل بشكل فعال مهمة مرهقة خصوصا للموظف، حيث يتعين الرجوع لأكثر من جهة (مثلا بين إدارة القسم و إدارة الموارد البشرية)، وضمان الامتثال لسياسة الشركة المالية لمصروفات العمل، والحفاظ على الكفاءة في ظل التحديات المتنوعة. كجزء من نفقات الشركة، يتصدّر السفر للعمل قائمة المصروفات التي تكبدتها الشركات الأوروبية في النصف الأول من عام 2023. لذا، إنها نفقة لا يجب التهاون بها.
نظرًا لأهمية تبسيط إجراءات السفر للعمل، وتقليل التكاليف، وتعزيز رضا الموظفين في حلّهم و ترحالهم، نقدّم لك أفضل 5 ممارسات تجعل رحلات عملك المستقبلية خالية من الإرهاق:
- حدد أهداف السفر والميزانية بشكل واضح
ضع أهداف رحلات العمل بشكل واضح، وقم بتوجيهها بفعالية لجميع الأطراف المعنية. حافظ على إرشادات سياسية مرنة ومتجاوبة للتعامل مع تحولات السوق وتجنب إحداث ضغوط على الموظفين. اتّجه نحو التحديات التي تواجه المسافرين بغرض العمل، بما في ذلك قضايا التكلفة وقيود الجدول الزمني، لتعزيز تجربة السفر الشاملة وزيادة الإنتاجية. تذكر أن أكثر من ثلث المسافرين بغرض العمل (34%) حددوا التحدي الأكثر أهمية في حجز رحلة عمل هو البحث عن خيارات ميسورة التكلفة و متماشية مع الميزانية. بالإضافة إلى ذلك، أعرب 30% من الموظفين عن صعوبة العثور على ترتيبات سفر تتناسب مع جداولهم الزمنية الضيقة.
- متابعة و أتمتة في عمليات السفر
نفذ سياسات وإجراءات السفر الموحدة للحفاظ على التناسق والكفاءة في جميع أنحاء عملية إدارة نفقات السفر بأكملها. أتمتة المهام المتكررة، مثل حجز الرحلات الجوية، والإقامة، وتأجير السيارات، لتسهيل العملية وتوفير وقت قيم للموظفين. استفد من أنظمة إدارة السفر (TMS) لتركيز البيانات السفر، وتحسين تخصيص الموارد، والحصول على رؤى قيمة حول أنماط السفر وكذلك من منصة إدارة نفقات لأتمتة معالجة وتتبع مطالبات التكاليف.
- مكن الموظفين بالتقنيات الحديثة
قدم للموظفين أدوات شاملة لتخطيط السفر، مثل محركات بحث الرحلات الجوية، ومنصات حجز الفنادق، وتطبيقات الترجمة. جهّز الموظفين بتطبيقات الهواتف المحمولة لإدارة جداول سفرهم، ونفقاتهم، واحتياجات التواصل. قدم تدريبًا دوريًا ودعمًا لضمان قدرة الموظفين على استخدام هذه الأدوات والموارد بفعالية. والأهم من ذلك، يجب أن يتم تحرير الموظفين من عبء تغطية نفقات رحلات العمل باستخدام أموالهم الشخصية، ثم القلق بشأن مطالبات التكاليف. لتجنب التوتر والعبء الإضافي الناتج عن مثل هذه الترتيبات، قم بتبسيط مصروفات الموظفين على العمل.
- زرع ثقافة السفر المستدام
شجع الموظفين على اعتماد ممارسات السفر الصديقة للبيئة، مثل اختيار رحلات مباشرة أو على متن خطوط طيران ذات تكلفة منخفضة، واستخدام وسائل النقل العامة، والإقامة في فنادق حاصلة على شهادات بيئية. نشر العادات المستدامة بين الموظفين، مثل استخدام قوارير المياه الزجاجية بدلا من البلاستيكية، والتعبئة بشكل أدنى، وتوفير الطاقة أثناء السفر.
- التعامل بفعالية مع التأخيرات و المواقف الغير مخطط لها
يظهر استبيان أجرته TravelPerk أن 40% من جميع المسافرين في رحلات عمل عبروا عن تأثير سلبي لتأخير الرحلات و إعادة جدولتها، وأن واحدًا من كل أربعة مسافرين بغرض العمل واجهوا إلغاءات في عام 2023. هذا ليس مفاجئًا لأي شخص اضطر إلى السفر بوساطة الطيران خلال العام الماضي. تأقلم مع حدوث انقطاعات وتأخيرات في السفر وزود مسافريك ببروتوكلات واضحة لإدارة هذه التحديات غير المتوقعة. قدم وصولًا إلى تحديثات السفر في الوقت الحقيقي (real time)، وقدم الدعم لإعادة الحجز، وتواصل بشفافية حول الآثار المحتملة لهذه المواقف. من خلال التحضير لهذه المفاجآت غير السارة، يمكن لمؤسستك تقليل التوتر، وتعزيز الكفاءة، وضمان تحقيق الأهداف العملية حتى في وجه العقبات غير المتوقعة.
الخلاصة
من خلال اعتماد هذه الممارسات الفعّالة، يمكن للشركات تبسيط عمليات سفر الأعمال، وتقليل التكاليف، وتعزيز رضا الموظفين، وتعزيز ثقافة السفر المستدامة. يمكن أن يكون هذا النهج الاستراتيجي له تأثير كبير على النجاح العام لرحلات الأعمال، ودفع نمو الأعمال والابتكار.
