البيانات المالية الدقيقة ضرورية لاتخاذ قرارات سليمه تؤثر على مستقبل المنشأة و على مستوى كفاءة التشغيل اليومي. و مع ذلك، أظهر تقرير بعنوان “Mistrust in Numbers” الصادر عن Blackline أن 69% من المشاركين في الاستطلاع يعتقدون أنهم أو مدراءهم قاموا باتخاذ قرارات مهنية حاسمة بناء على بيانات غير دقيقة. في هذه المدونة، نستعرض ما ورد في التقرير عن مخاطر البينات المالية غير الدقيقة وكيف يمكن لأتمتة الوظائف المالية في منشأتك أن تساعد على تحسين دقة البيانات و الالتزام والكفاءة.
هل تواجه خطر سوء إدارة بيانات شركتك المالية؟
- يمكن أن تؤدي البيانات غير الدقيقة إلى اتخاذ قرارات سيئة. عندما تتخذ الشركات قرارات استنادًا إلى بيانات غير دقيقة، فإنها قد تفوت فرصًا، وترتكب أخطاء مكلفة، أو حتى تخالف اللوائح و الأنظمة. كمحاولة للحد من هذه المخاطر، أعرب 41% من المشاركين في استبيان BlackLine عن تبنيهم لحول حلول تقنية تساعد في هذا المجال.
- يمكن أن تضر بيانات المالية غير الدقيقة بسمعة الشركة. عندما يجد المستثمرون أن الشركة غير قادرة على إدارة أمورها المالية بدقة، يفقدون الثقة في الشركة وقدرتها على تحقيق وعودها. لذا، و إن كانت التبعات المادية لخطر البيانات المعطوبة مهمة، فإن مواجهة المخاطر المتعلقة بسمعة الشركة أكثر صعوبة. في ذات التقرير، اتفق 96% من التنفيذيين على أن الأخطاء التي لا يتم اكتشفاها قبل إعلان القوائم المالية تشكل أثر سلبي على الشركة.
- كما تفتح إدارة البيانات السيئة الباب لمخاطر عدم الالتزام بالأنظمة و اللوائح المالية التي تخضع لها منشأتك. تتطلب العديد من اللوائح من الشركات الحفاظ على سجلات مالية دقيقة. إذا تم اكتشاف بيانات مالية غير دقيقة للشركة، فقد تكون معرضة للغرامات أو العقوبات. على سبيل المثال، يتطلب قانون ساربانز-أوكسلي لعام 2002 من الشركات العامة الحفاظ على سجلات مالية دقيقة ووجود ضوابط داخلية لمنع الاحتيال.
كيف يمكن للأتمتة تحسين دقة البيانات المالية
- يمكن أن تساهم أتمتة بعض الوظائف المالية في تقليل الأخطاء البشرية. إعداد تقارير المصروفات على سبيل المثال أحد مواضع ارتفاع نسبة الأخطاء البشرية في المعالجة. أتمتة هذه المعالجة عبر إصدار بطاقة مدفوعات للشركة مربوطة بمنصة تحكم رقمية تمكّن الشركات من الحد من الأخطاء البشرية وتحسين دقة البيانات المالية.
- تساعد الأتمتة أيضا في توحيد البيانات. عندما تستخدم الشركات أنظمة وعمليات مختلفة لتتبع النفقات، يكون من الصعب تتبع البيانات والتأكد من دقتها. الحلول التقنية في إدارة المصروفات تجمع كل بيانات الصرف في مكان واحد و توفر لك تقارير آلية في أي وقت، مما يسهل تحديد الأخطاء وتصحيحها استباقا للقوائم المالية.
- عندما تكون مصادر البيانات المالية موحدة، بالتالي تتحسن الرؤية الشاملة (Visibility) لبياناتك المالية و يصبح يإمكانك منع الأخطاء الصغيرة من التطور إلى مشكلات كبيرة في المستقبل. عوضا عن تصحيح الأخطاء المالية، يمكنك أيضًا النظر في كفاءة التشغيل لتحديد مواطن الضعف التشغيلية في منشأتك . عدم وجود رؤية شاملة يؤثر على ثقتك في صيد الأخطاء المالية فور وقوعها، كما اتفق 55% من المشاركين في الاستطلاع، أن ثقتهم في القدرة على تحديد هذه الأخطاء قبل صدور القوائم المالية ضعيفة.
تتوافق البيانات المالية الدقيقة والتحكم الآلي في إدارة المصروفات لتقديم عدد من المزايا الهامة للشركات. من خلال استغلال التقنيات المالية (Fintech) يمكن للشركات تحسين دقة البيانات، وضمان الامتثال للوائح، وتبسيط العمليات، وتعزيز ثقة الأطراف المعنية. مع رفع عبء المهام اليدوية، يتفرّغ فريق الإدارة المالية للتركيز على الأنشطة عالية القيمة و على رسم القرارات الاستراتيجية.
