تتقاطع عدة جوانب إدارية هامة في مثلث إدارة المصروفات، حيث تعتبر جزءاً هامًا من الإدارة المالية، ترتبط ارتباطا وثيقا برضى الموظفين وتؤثر مباشرة على مستوى الإنتاجية في الشركة. لذا، فإن العمل على تحسين سير العمل في إدارة المصروفات ينعكس إيجابيًا على هذه الجوانب ويساهم في مواجهة الكثير من التحديات التي تفرضها الآلية التقليدية للموافقة على مطالبات المصروفات ودفعها.
أين تكمن المشكلة؟
الاعتماد على نظام سير عمل يدوي ينتج عنه:
- عدم وضوح في سياسة مصروفات الموظفين.
- تكلفة مادية ووقتية لمعالجة مطالبات المصروفات.
- تأخير محتمل في دفع التعويضات.
- إصدار تقارير التكاليف والمصروفات بعد فترة من وقوع الصرف.
يمكنك تحسين إدارة المصروفات اليوم بخطوات عملية
خطوات سير العمل الأساسية لإدارة المصروفات بسيطة، تنتج التعقيدات عندما يكون التنفيذ عبر سلسلة سير عمل تفتقر إلى الكفاءة.
لتتمكن من البدء اليوم في تحسين إدارة المصروفات، لخصنا لك أهم النقاط التي يجب عليك تحليلها من خلال هذه القائمة:
| الميّزات | هل تمتلك الشركة ميزات إدارة المصروفات/النفقات الأساسية؟
|
| العمليات | هل تؤدي عملية إدارة المصروفات/النفقات الجارية إلى:
|
ابدأ بهذين السؤالين:
أولا، ما هي الميزات الأساسية التي يجب أن تتوفر في نظام سير العمل (workflow)؟
ثانيا، ما الذي يجب أن تحققه العمليات (process) لضمان أفضل شفافية وإنتاجية ممكنة؟
توفّر الميزات الأساسية
تقديم الإيصالات والموافقة على المطالبات
هذه الخاصية/ الميزة في النظام تمكن الموظفين من تسليم الفواتير والإيصالات عن طريق رفعها على نظام مزود بخاصية قراءة النسخ الإلكترونية (*OCR على سبيل المثال) وإلحاق أي معلومات إضافية عن طبيعة المصروف وتفاصيله، كما تمكّن المدير المسؤول من الموافقة على المطالبة إلكترونيا داخل نفس النظام عبر الاطلاع على المرفقات والتفاصيل التي أرفقها الموظف.
أرشفة الفواتير والإيصالات
الاحتفاظ بالفواتير الورقية، وطباعة الالكترونية منها يشكل عبئا إضافية في الأرشفة. رقمنة الأرشفة توفر عليك خطوة الأرشفة حيث يحتفظ النظام بجميع الفواتير والإيصالات المرفوعة من قبل الموظفين، ويمكّنك من الوصول لها في أي وقت.
تكامل الأنظمة المحاسبية
هل أنظمة سير العمل لمعالجة المصروفات مدمجة مع النظام المحاسبي المستخدم في شركتك؟ عند وجود عملية منفصلة وغير مدمجة لإدارة المصروفات، ينتج ذلك خطوات إضافية لعكس هذه العمليات وتسجيلها في النظام المحاسبي. عن طريق استخدام حل شامل بمنصة مدمجة مع نظامك المحاسبي، يمكنك تصدير كافة البيانات مباشرة عن طريق دمج النظامين في خطوة واحدة.
تقارير المصروفات
تساعدك التقارير في معرفة التكاليف المرتبطة بمصروفات الموظفين، كما يعتمد عليها فريق المحاسبة لمعالجة جميع المطالبات. من المهم أن تتبع التقارير نماذج موحدة وأن تتضمن تفاصيل كافية كمصدر المصروف والمسؤول عنه، توقيته والمهمة أو المشروعة الذي يندرج تحته. لاحقا، يمكنك استخدام هذه المعلومات لاتخاذ قرارات هامة.
سياسة مصروفات الشركة
بحسب حجم الشركة وتنوع نشاطاتها، تتنوع السياسات المالية للمصروفات التي يتم وضعها وتحديثها باستمرار. لكن وجود هذه السياسات ليس كافيا لضمان توافق جميع المصروفات مع البنود، لذا، فإن ترجمتها من خلال حل تقني يضمن تطبيق السياسة بحذافيرها ويسهّل على الموظفين الاطلاع على التغييرات في حينها.
دعم العملات
عند قيام الموظفين بدفع المصروفات بعملات مختلفة خصوصاً أثناء رحلات العمل، أو عند التعامل مع موردين خارج بلد المنشأ للشركة، سيحتاجون لآلية واضحة فيما يخص تحويل هذه المصروفات إلى عملة الشركة الأساسية. هل تتضمن إدارة المصروفات الحالية خصائص لدعم تحويل العملات؟
تحليل عمليات إدارة المصروفات
إضافة إلى التأكد من وجود الميزات والخصائص السابقة ضمن نظام إدارة المصروفات الحالي في شركتك، عليك التفكير فيما تحققه العمليات الحالية، وتحليل المَوَاطن التي يمكن تحسينها لتحقق آداء أفضل للشركة ككل.
هل تُحقق/تؤدي عملية إدارة المصروفات/النفقات الجارية إلى ….
أتمتة إدارة المصروفات؟
وجود نظام مؤتمت يخلصك كلياً من التعامل الورقي بين موظفيك وبين الإدارات، كما يلخّص معالجة المطالبات في خطوات مختصرة مقارنة بالنظام التقليدي.
تقليل التكلفة المالية والوقتية للشركة؟
التكلفة الفعلية لمعالجة المطالبات من الألف إلى الياء لا تقتصر على هدر الوقت فقط، بل تكلفك فعليا ما يعادل 90-130 ريال للمطالبة الواحدة في بعض الشركات. يمكنك حساب المدة التي يقضيها الفريق في معالجة المطالبات شهرياً والتكلفة المادية كذلك، ثم تحديد المَوَاطن التي يمكن توفيرها لجعل سير العمل أكثر كفاءة.
تحسين إنتاجية الموظف؟
أحد جوانب الإرهاق الوظيفي تتمثل في العمل على الكثير من المهام الرتيبة والمتكررة والتي تؤثر على آداء الموظفين ورضاهم. يشكل ذلك تحدي للكثير من الشركات التي تسعى إلى تحسين بيئة العمل وتيسير انخراط الموظفين في أدوراهم الوظيفية، وأفضل حل هو إنهاء المهام الرتيبة ليتفرغ الموظف لعمل ما هو أهم.
استعياب الزيادة في حجم العمليات مع نمو الشركة؟
أحد جوانب الإرهاق الوظيفي تتمثل في العمل على الكثير من المهام الرتيبة والمتكررة والتي تؤثر على آداء الموظفين ورضاهم. يشكل ذلك تحدي للكثير من الشركات التي تسعى إلى تحسين بيئة العمل وتيسير انخراط الموظفين في أدوراهم الوظيفية، وأفضل حل هو إنهاء المهام الرتيبة ليتفرغ الموظف لعمل ما هو أهم.
سهولة الاستخدام للموظفين؟
لأي درجة تصنّف النظام الحالي كنظام سهل؟ هل يمكن للموظفين رفع مصروفاتهم من أي مكان وفي أي وقت، وباستخدام الهاتف المحمول؟ يمكن لإدارة المصروفات أن تكون بهذه السهولة، عوضًا عن التقيّد بالمعاملات الورقية وتأخير التعويضات حتى تتم الموافقة.
أثناء تحليلك لميّزات وعمليات إدارة المصروفات في شركتك، تذكّر أن المستفيد الأول هو الموظف الذي سيقوم بدفع المصروف، لذا يجب أن يتم تصميم سير العمل بشكل يسهّل على فريق العمل إنجاز مهامه بسهولة وكفاءة.
عن نقودلت:
منصة إلكترونية تستهدف المنشآت الصغيرة والمتوسطة التي ترغب في إدارة المصروفات و عمليات الشراء، وتسجيل الفواتير بشكل مباشر ضمن منصة واحدة ومتكاملة من خلال بطاقات الشركات التي يتم منحها للموظفين.
