هناك قواسم مشتركة بين أفضل الممارسات فيما يخص الإدارة الفعالة للحسابات الدائنة، أهمها أن جميعها تهدف إلى تحقيق الشفافية و زيادة الإنتاجية. نشارك معكم أهم هذه الممارسات في خطوات عملية بسيطة.
ابدأ بتصميم نظام مركزي
“نظام” بمعنى أن تكون إجراءات المعالجة و الدفع منظمة بشكل تفصيلي و موضّحة ضمن منظومة عمل تسهل لجميع الأطراف ( المدراء، قسم المالية، الموظفين ) القيام بدورهم مع الإبقاء على “مركزية” إدارة هذه العملية فيما يتعلق بالمراقبة و إصدار التقارير. الأمر بسيط، كل ما تحتاجه هو تحليل طبيعة العمل و تحديد الأطراف المعنية، المدة المتعارف عليها للدفع في القطاع الذي تنتمي إليه شركتك، ثم بناء النظام على هذا الأساس.
محاسبة بلا أوراق
التحوّل إلى بيئة رقمية هو أفضل طريقة للحصول على نظام مركزي فعّال. تخيّل لو كانت المراسلات بينك و بين فريق العمل أو الموردين لا زالت عبر الفاكس، و أردت العودة إلى محادثة مهمة لاستخراج بعض المعلومات! هذا هو الفرق بين إدارة المصروفات والمدفوعات بطريقة تقنية عبر منصة شاملة، و بين اتباع الطريقة التقليدية، كطلب موافقة الميزانية عبر “نموذج” يتم توقيعه يدويا، أو دفع الموظفين لمصروفات متعلقة بالعمل من حسابهم الخاص ثم تسليم مطالبة للتعويض، أو البحث عن فاتورة سابقة في الأرشيف.
اخلق سير عمل سلس
عادة ما نستغرق الكثير من الوقت لإيجاد مصدر مشكلة معينة أو سبب الكفاءة المتدنية في بعض إجراءات العمل رغم بساطة المشكلة أو وضوح المصدر، ينتج ذلك عن عدم وجود خطوات واضحة. حين تضع نظام سير العمل (workflow) من الألف إلى الياء، يسهُل عليك تحليل وإيجاد المواطن التي يجب تحسينها، بالتالي تسهل عليك زيادة الكفاءة و حل المشكلات بشكل أسرع.
خطوات عملية
محمد مثلاً صاحب شركة ناشئة متنامية و تشهد توسع متسارع في عملياتها، يتعامل مع العديد من مزودي الخدمات و يواجه تحديات في إدارة العلاقات معهم و توحيد إجراءات الدفع، كما يجد صعوبة في معرفة التدفقات النقدية أول بأول لتحديد الأولويات المالية. يجد الكثير من رواد الأعمال أنفسهم في ذات الموقف و يلجأ البعض منهم إلى حل المشكلة بزيادة عدد الموظفين على سبيل المثال دون التفكير في تطوير سير العمل بحد ذاته. هناك خطوات عملية تساعد في مواجهة هذه التحديات بأقل تكلفة و جهد ممكن.
اختيار الموردين
قد يكون الفرق بين مزود خدمة/مورد وآخر هو توافق شروط الدفع مع ما يتماشى مع دورة النقد في الشركة، الاتفاق مع الموردين على هذا الأساس يعزز استمرارية العلاقة مع مورد معين، مما ينعكس على وضوح أكبر في الميزانية و يلعب دور أساسيًا في الإدارة المالية.
إدارة المشتريات
بحسب حجم الشركة، يتفاوت عدد الموردين أو مزودي الخدمات بين العشرات و الآلاف، و في كل الأحوال، فإن كل شركة تواجه احتمالية حدوث أخطاء كالدفع بالزيادة بسبب سوء إدارة المشتريات و البيانات المتعلقة بها. بالتأكيد، ليس من السهل تجنب هذه الأخطاء حين يتلقى المحاسب عشرات/مئات الرسائل على البريد الالكتروني في أوقات مختلفة و تواريخ مختلفة، لذا فإن تحديد إجراءات معالجة المشتريات كجزء من نظام إدارة الحسابات الدائنة يوفر الكثير.
مراجعة العقود
استعراض العقود هو أحد التخصصات القانونية الذي تستعين به الشركات كجزء من إدارة المخاطر. حتى لو كنت صاحب شركة ناشئة ليس من أولوياتها تخصيص ميزانية للاستشارات القانونية، احرص على مراجعة العقود لتفادي التعرض إلى مطالبات غير دقيقة، و لضمان أن العقد لا يحتوي على أي بند قد يعرضك لتكاليف إضافية.
إدارة الفواتير
كلنا على علم بأبجديات تنظيم الفواتير و تفنيدها خلال مراحل دورة السداد المختلفة، مع ذلك، من السهل أن تخرج الأمور عن السيطرة في هذه الخطوة إذا تعدد الأشخاص المسؤولون عن القيام بهذه المهمة. هل لديك بريد إلكتروني موحد لاستقبال الفواتير؟ هل تتبع إجراءات سهلة لمطالبات المصروفات؟ السؤال الأهم، كيف تستقبل الفواتير، من أي جهة؟ و ما الذي يحدث لأي فاتورة فور استلامها؟
التقارير المحاسبية
قبل الشروع في اتفاقية جديدة أو وعد أحد الموردين أن الدفع سيتم قبل نهاية الأسبوع، راجع أحدث نسخة من التقارير المحاسبية و الميزانية لتتمكن من تقدير الوضع المالي الحالي و التكاليف المتوقع سدادها خلال الفترة القادمة. جميع الخطوات السابقة تسهل عليك الحصول على هذه الرؤية الشاملة، و بهذا تكتمل دورة الحسابات الدائنة بسلاسة و دون مفاجآت.
هل فكرت في أتمتة إدارة الفواتير و المصروفات؟
إذا أردت معرفة المزيد عن حلولنا التقنية، احجز تجربتك الآن!
عن نقودلت:
منصة إلكترونية تستهدف المنشآت الصغيرة والمتوسطة التي ترغب في إدارة المصروفات و عمليات الشراء، وتسجيل الفواتير بشكل مباشر ضمن منصة واحدة ومتكاملة من خلال بطاقات الشركات التي يتم منحها للموظفين.
