أشارت إحدى دراسات شركة بلاك-لاين (Blackline) المختصة بالأنظمة المحاسبية، أن حوالي 70% من المدراء التنفيذيين اتخذوا قرارات إدارية هامة بناء على بيانات مالية خاطئة. هذه النتيجة المقلقة تشكل جزءًا من دافع الكثيرين لإيجاد الأدوات المناسبة التي تقلل المخاطر المالية وتحفز التوجه نحو الأتمتة الآلية للعمليات.
ما هي الأتمتة الآلية للعمليات؟ (Robotic Process Automation)
هذا الشكل من الأتمتة، أو كما يسميه البعض بالأنظمة الآلية (software robotics)، يرتكز على بناء تقنيات ذكية تقوم بالعمليات المكررة/الروتينية في أي عملية معالجة معينة، ويتم بناء هذه الأنظمة حسب إيطار مبني على قواعد يتم برمجتها لأداء المهام الدورية بشكل آلي لا يستدعي التدخل البشري، مما يوفر المساحة للموظفين لآداء المهام الأكثر تعقيداً والتي تتطلب مهارات تحليلية عالية، إضافة إلى التفرغ للمهام التي لا تتبع أنماط تكرارية متطابقة. من هنا نلاحظ اختلاف هذه الأنظمة الآلية عن أنظمة الذكاء الاصطناعي والتي تهدف إلى المحاكاة البشرية بشكل أكبر عن طريق أتمتة الوظائف الإدراكية والتعلم الآلي/الآلة (machine learning). الفرق الجوهري بين تقنيات الذكاء الاصطناعي والأنظمة الآلية هو أن الأولى مبنية على معالجة البيانات، أما الثانية فمبنية على معالجة العمليات، مما يفسر مناسبة الأنظمة الآلية لآداء العمليات المكررة.
هل ستحدّ الأنظمة الآلية من المخاطر في قطاع الأعمال؟
إضافة إلى نتائج دراسة بلاك-لاين المهمة، تذكر الكثير من الدراسات الإحصائية الأخرى ومنها دراسة من PWC، أن نسبة لا تقل عن 30% من الوقت المطلوب لتنفيذ المعالجات الحسابية يمكن توفيره عند تطبيق مزيج من الأتمتة وتبني سلوكيات جديدة في بيئة العمل. لذا، فإن مستقبل الأنظمة الآلية يحمل الكثير من الميزات التي تتضمن ولا تنحصر على:
- البرمجة والتصميم
سهولة دمج هذه الأنظمة وتطبيقها دون حاجة الشركات إلى الاستثمار في برمجة أنظمة خاصة. كما يمكن كتابة هذه البرامج باستخدام لغات أو رموز (code) مبسطة.
- تكلفة أقل
يمكن للشركة ملاحظة انخفاض سريع في التكلفة مع أتمتة سير العمل خصوصاً عندما يترجم ذلك لاحقاً في زيادة الإنتاجية وينعكس على المردود الاسثماري.
- رفع معنويات الموظفين
عندما يتم تقليص الجانب الروتيني ومهام معالجة البيانات المكررة والمستهلكة للوقت والجهد، ينعكس ذلك على آداء الموظفين ومعنوياتهم والأهم آداءهم بشكل عام في مهامهم الأكثر تعقيداً. كما تستفيد الشركات من إدارة مواهب منسوبيها وتمنيتها بشكل أكبر وأسرع.
- الدقة والالتزام بالتشريعات والأنظمة (compliance)
من الواضح أنه لا تمكن مقارنة دقة الآلة بالدقة البشرية فيما يتعلق بالعمليات المنهكة والمكررة، ففي حين قدرة النظام آلي على معالجة البيانات في ثواني دون أخطاء، قد يقضي فريق العمل أضعاف الوقت، ليتم اكتشاف الكثير من الفوارق لاحقاً. يمكن وضع عدد من القواعد البرمجية في نظام آلي معين، وسيقوم بتنفيذه حسب الأوامر البرمجية، وهو ما لا يمكن تطبيقه مع العقل البشري. تعطي هذه الفائدة الثقة لأصحاب القرار في أن تحليلهم مبني على بيانات صحيحة ومدققة تخلو من هامش الخطأ.
- التواؤم والاندماج مع الأنظمة الحالية
لا يستدعي تبنيك لنظام آلي عرقلة ف عمل الأنظمة، حيث أن معظم مقدمي هذه الحلول التقنية يضعون في الحسبان أهمية تواؤم الأنظمة الآلية مع ما هو متوفر ومستخدم، بحيث تحصل على نتيجة متكاملة تغطي سير العمل من جميع الجوانب. وفي بعض الحالات، يكفي إدراج برنامج روبوتي (bot) ضمن نظام موجود مسبقاً لتحوليه إلى نظام آلي بسهولة وبتكلفة تنافسية.
كيف تساعدك الأنظمة الآلية في الإدارة المالية؟
من حيث تطبيق هذه الأنظمة الآلية في مختلف الوظائف داخل الشركة، فهناك عدة أوجه يمكن الاستفادة منها في الإدارة المالية على وجه الخصوص، أهمها هو أتمتة بعض المهام المحاسبية مثل:
- معالجة الفواتير
- رصد وإصدار تقارير المصروفات
- بناء تقديرات التدفق النقدي
- حسابات ومعالجة الأجور
- إدارة ومتابعة المشاريع داخل القسم
كشركة ناشئة أو متوسطة، قد لا يكون من أولوياتك أو من احتياجاتك تبني أنظمة آلية بالكامل عبر كل الوظائف الداخلية، ولكن الحلول التقنية الحالية متنوعة وتتيح لك فرصة تحليل عمليات سير العمل حسب طبيعة شركتك، وتوفر الحلول المتماشية مع احتياجاتك. البداية هي في تحليل خطوط سير العمل وإيجاد مواطن التحسين الممكنة ومقارنتها بالأنظمة الآلية المتوفرة.
مع الأنظمة الآلية نزعم أن التغيير سيصل إلى سرعة صعود الموظفين عبر السلم الوظيفي وستختلف المهارات التي يحتاجها سوق العمل إلى مهارات أكثر تعقيداً لم تحقق الآلة في وقتنا الحالي محاكاتها بشكل كامل، أو لا يمكن توفيرها بسهولة.
أصبح العلم بالحلول التقنية في السوق والأهم تبنيها علامة على نظرة الشركة المستقبلية ومواكبتها لأساليب العمل الحديثة، والتي تضفي لها ميزة تنافسية عالية.
ابدأ بالبحث والتعرف على التقنيات المتوفرة في عالم الأنظمة الآلية لتعرف كيف يمكن لك الاستفادة منها.
عن نقودلت:
منصة إلكترونية تستهدف المنشآت الصغيرة والمتوسطة التي ترغب في إدارة المصروفات و عمليات الشراء، وتسجيل الفواتير بشكل مباشر ضمن منصة واحدة ومتكاملة من خلال بطاقات الشركات التي يتم منحها للموظفين.
