تلجأ بعض الشركات الصغيرة والمتوسطة إلى السماح للموظفين المسؤولين عن بعض النفقات الخاصة بالعمل باستخدام الكارت البنكي الخاص بهم في عملية الدفع وتعويضهم فيما بعد بقيمة المبلغ.
ذلك لا يشكل عبئًا على الموظفين فحسب، ولكن يتسبب في عبء على مدير الحسابات وفريقه داخل المنشأة لصعوبة تتبع النفقات وإدارة مصروفات المنشأة بطريقة صحيحة.
كيف تتأثر شركتك على مستويات مختلفة؟
1. المستوى المالي:
بعض التكاليف لا تظهر في التقارير المالية بشكل دقيق بسبب تأخير عملية التعويض والسداد للموظف.
لا تكون المنشأة على دراية فورية بالمصاريف النقدية الحقيقية حتى يقوم الموظف بتقديم التقارير أو الفواتير للمطالبة بالتعويض.
2. المستوى الإداري:
تستغرق عملية تعويض الموظفين وقتًا وجهدًا إضافيين من قسم المحاسبة، مما يزيد من التكاليف الإدارية.
قد لا يلتزم بعض الموظفين بسياسات الشركة المتعلقة بالنفقات، مما يؤدي إلى إنفاق غير ضروري أو غير مبرر.
في حالة استخدام الموظف للكارت البنكي الشخصي تستغرق عمليات مثل: حفظ السجلات، وإدارة تقارير النفقات، ومراقبة الاحتيال، الكثير من الوقت مما يؤدي إلى زيادة الأعباء الإدارية وانخفاض الكفاءة.
3. المستوى المعنوي والتنظيمي:
يتسبب تأخير التعويضات في وقوع غرامات تأخير أو فوائد على الموظف; مما يضر بالسمعة المالية الخاصة بالموظف وزيادة النفقات على الشركة عند تعويضه.
قد لا يمتلك الموظف القدر الكافي من الأموال التي تغطي المصروفات الخاصة بالمنشأة مما يعطل سير العمل.
يشعر بعض الموظفين بالإحراج من طلب تعويض عن النفقات الصغيرة ويتحمل تلك النفقات بنفسه.
في معظم الأحيان يفقد الموظف الفواتير التي تثبت الدفع مما يتسبب في تعقيد الموقف بالنسبة للمنشأة والموظف في نفس الوقت.
حسنًا بعد معرفة كل هذا، يجب أن تتوقف عن الاعتماد على البطاقات البنكية لموظفي منشأتك وتتبنى حلًا أكثر فعالية!
لكن ما هو الحل البديل؟
قد تظن أن الحل الأفضل هو استخدام بطاقتك أنت الشخصية كصاحب للعمل حتى تكون مسيطر على النفقات وفي نفس الوقت لا تثقل على موظفي شركتك باستخدامهم كروتهم البنكية الشخصية.
لتلك الفكرة مميزات فعلًا، مثل: المكافآت التي تحصل عليها من البنك ونقاط الكاش باك وتخفيضات حجوزات رحلات الطيران والفنادق، ولكن على مستوى الإدارة المالية قد تزيد من تعقيد الأمور مثل:
- لا تزال السيطرة على النفقات الخاصة بشركتك صعبة في ظل استخدام أكثر من شخص لبطاقة واحدة.
- بيانات البطاقة الشخصية تكون مع أكثر من شخص في نفس الوقت مما يخفض من مستوى الأمان المالي لك.
- اختلاط مصروفات شركتك بمصروفاتك الشخصية مما يجعل عملية إعداد التقارير المالية أكثر صعوبة.
وحتى إذا اعتمدت على إصدار بطاقات بنكية مسبقة الدفع (Prepaid Cards) أو ائتمانية (Credit Card) متعددة لمنشأتك ستصطدم بكم الإجراءات البنكية التي يجب أن تقوم بها من أجل الحصول على عدد من الكروت البنكية تغطي تكاليف كل قسم لتتمكن من إدارة ومراقبة النفقات داخل منشأتك.
تعمل نقودلت على توفير حل يعمل على تسهيل الإدارة المالية على جميع مستويات الشركة!
نقودلت تمكنك من إصدار بطاقات مسبقة الدفع فورية لكل فرد في فريقك وتتبع كل المدفوعات من خلال منصة واحدة:
- لن يستخدم موظفي شركتك كروتهم البنكية الشخصية مرة أخرى وتظل تبحث عن الفواتير هنا وهناك.
- يمكنك إصدار بطاقات مسبقة الدفع بعدد لا نهائي لموظفي شركتك وشحنها من خلال حساب الـ Admin بضغطة زر.
- لا حاجة لتسليم العهدة المالية للموظف نقدًا، يمكنك تحويل المبلغ على بطاقته من نقودلت في لحظة.
- لن يعتمد فريق كامل على بطاقة مصرفية واحدة، سيكون لكل موظف في الفريق بطاقته الخاصة لمعرفة، كم صرف؟، وما هي العمليات التي أجراها؟ ومتى؟
- يمكنك إدارة ومراقبة جميع نفقات شركتك والبطاقات المُصدرة وقبول ورفض أي معاملة مالية من خلال منصة واحدة وبضغطة زر دون عناء.
الخلاصة
تطبيق حلول التكنولوجيا المالية في إدارة مصروفات شركتك أصبح حل لايمكن الاستغناء عنه لتوفير المال والجهد والوقت وضمان أعلى إنتاجية داخل منشأتك، في نقودلت ندمج أدوات مثل بطاقات نقودلت مع منصة متكاملة لإدارة النفقات، لنوفر لك الرؤى اللازمة لفهم كيفية إنفاق الشركة ومن ثم تستطيع اتخاذ القرارات التي تزيد من الكفاءة والربحية.
هل أنت مستعد لتحسين العمليات المالية في شركتك؟ تعرف على المزيد حول حلول نقودلت وتواصل معنا اليوم لحجز جلسة تعريفية مع فريق نقودلت واكتشاف فوائد منصتنا.
